Vitor Homem e Flávio Almeida esclarecem pontos sobre gestão de contratos



Entrevista publicada no dia: 30/05/2018

Gestão de contrato é cuidar para que tudo ocorra conforme ou melhor do que o previsto. Para tanto, é importante haver planejamento. Para esclarecer pontos sobre essa questão, o gestor de RH, coach e síndico profissional, Vitor Homem, falou com a equipe da Revista O Síndico. Vitor foi um dos palestrantes do 37º Encontro Nacional de Síndicos (Enasin) e 1º Encontro Regional de Síndicos e Administradoras de Condomínio da Zona da Mata mineira, realizado no dia 21 de abril em Juiz de Fora. Além dele, com base em dúvidas comuns relativas à área jurídica, ouvimos o advogado Flávio Almeida. Confira.

O Síndico: Inicialmente, como o condomínio deve ser visto hoje em dia?

Vitor Homem: O condomínio passou a ser uma empresa, que tem demandas, que geram processos com início, meio e fim. É importante que o síndico esteja ciente disso e faça a sua parte. A ele cabe escolher ser um síndico operacional, que realiza as tarefas práticas e necessárias ao dia a dia do condomínio; ou um gestor condominial, que gerencia equipes, acompanha as demandas dos moradores, antecipa-se aos problemas e toma decisões. 

O que é gestão? 

Gestão é gerenciamento, é administração, seja de uma instituição, de uma empresa, de uma entidade ou de um condomínio.

Como é feita essa gestão? 

Aqui lembro dos cinco Ps da estratégia organizacional: plan (plano), ploy (pretexto), pattern (padrão), position (posição) e perspectiv (perspectiva). Contudo, costumo trabalhar com três Ps: propósito, pessoas e processos. O propósito surge de uma demanda, como, por exemplo, a necessidade de instalação de câmeras. O segundo P refere-se às pessoas. O síndico deve ter em mente que o condômino é acionista, mas também é cliente interno. É preciso lidar com essas duas vertentes, ou seja, é preciso se preocupar com as pessoas envolvidas. Pensando na demanda quanto à instalação das câmeras, por exemplo, é necessário ver a necessidade dos condôminos sobre a segurança, que culminou na ideia de instalar câmeras, mas é preciso, também, lembrar que esses mesmos condôminos são acionistas nesta ação. Já o terceiro P diz respeito aos processos, que envolvem todos os pontos que fazem parte do condomínio. Ainda tomando a demanda das câmeras como exemplo, quais processos estão envolvidos? Tudo, desde a busca pelas empresas que podem prestar esse tipo de serviço até a instalação em si. 

Onde entra a gestão de contratos? 

A gestão de contratos está dentro dos processos, devendo ser uma ação continuada, que precisa ser mapeada, monitorada e melhorada. Aqui, adotamos o PDCA: planejar, fazer, checar e agir de novo.

Como funciona a gestão de contratos? 

A gestão de contrato envolve o gerenciamento de todas as variáveis envolvidas no documento. Começa com uma demanda, a contratação de um prestador de serviços, por exemplo. É preciso administrar e planejar, o que envolve análise financeira, análise de mercado, preparo de um caderno de encargos, confecção do contrato. 

Fale mais sobre o caderno de encargos. 

Trata-se de um documento padronizado, que facilita a comunicação, aumenta a transparência, informa sobre possibilidade de não pagamento em caso de o serviço não ser realizado conforme acordado. Lá você descreve o que quer que o prestador faça. São orientações e referências que devem ser obedecidas na concepção e na execução da obra ou do serviço. 

O que deve ser observado antes de contratar um serviço? 

É necessário fazer a análise documental do contratado: se tem empresa, se recolhe INSS, se cumpre com outras obrigações trabalhistas, se tem seguro... Além, claro, de procurar saber se trata-se de uma empresa idônea, se oferece capacidade profissional e técnica. 

Quais são as preocupações durante a execução? 

É preciso conferir, acompanhar de perto e ter preocupações com a segurança do trabalho, o uso de equipamentos de proteção individuais. Por fim, vem a avaliação/aprovação, que traz tópicos como segurança, qualidade, atendimento, apresentação profissional, custo. Isso auxilia no caso de uma demanda posterior, ou seja, vale a pena contratar novamente aquele mesmo prestador de serviços? Por isso, a necessidade de não haver lacuna no processo que envolve contratado e contratante, desde o que deve constar no contrato até o acompanhamento do serviço.

Jurídico

O Síndico:Quais cláusulas são imprescindíveis em contratos redigidos no caso de pequenas reformas e serviços?

Flávio Almeida: Não há uma cláusula imprescindível para o contrato. É preciso observar as especificações do serviço/produto e fazer as cláusulas baseadas nelas, resguardando a devida prestação do serviço, assim como os direitos e deveres das partes envolvidas. 

Qual é o meio de conseguirmos retirar certidões negativas dos prestadores de serviços?

Com os dados da empresa, como CNPJ, é possível ter acesso, via site da Receita federal, à Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, ou Certidão de Regularidade Fiscal. A Certidão Negativa de Débito Estadual pode ser emitida pelo site da Secretaria de Estado da Fazenda. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida pelo site Tribunal Superior do Trabalho. Já a Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários é expedida pela prefeitura de cada município.

No caso de continuação do contrato, finda a primeira data, o que devemos fazer? Um adendo, um novo contrato ou não é necessário fazer nada?

Aconselho às partes a renovarem o contrato, podendo ser o mesmo, reajustando apenas a data e, quem sabe, algum valor. Se for o caso, é possível acrescentar algo que ocorreu durante a execução da primeira parte, mas que não havia sido inclusa.

Em quais casos de pequenas reformas e/ou serviços deve-se redigir um contrato? Quem formula este contrato? O contratado ou o contratante?

É sempre importante a formulação de contrato, devendo ser assinado por duas testemunhas, seja para uma reforma pequena ou grande. Só assim, principalmente o contratante, fica mais seguro de que o trabalho será realizado com qualidade. E, caso isso não ocorra, pode ser que não haja solução verbal. Nesse caso, pode ser necessário recorrer às vias judiciais.O contrato pode ser formulado por qualquer das partes, sendo que a parte contrária tem o direito e o dever de lê-lo antes de assinar. Se não estiver de acordo, negociá-lo até chegarem a um consenso para que ocorra a contratação.

Fonte: revista O Síndico edição 26

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