A função de um síndico é desafiadora, desgastante em alguns momentos, interessante na maioria das vezes e, para muitos pode ser até mesmo uma obsessão. Há casos de síndicos que cumprem sucessivos mandatos, quase como se estivessem ocupando um cargo vitalício. E um dos principais motivos é a falta de participação dos condôminos em assembleias ou o uso abusivo das procurações.

A ausência frequente de condôminos em assembleias ordinárias ou extraordinárias pode, em muitos casos, ser um empecilho e prejudicar o desempenho das funções exercidas por um síndico. Isso porque sem o quórum necessário exigido por lei que garanta a tomada de decisões em diversas ações relacionadas ao condomínio, muitas deliberações ficam paradas, atrasam ou até mesmo deixam até de acontecer. 

Embora essa seja uma tarefa estressante, a gestão de um condomínio pode ser excelente e o síndico obter êxito em suas atribuições se conhecer mecanismos e instrumentos que podem ajudá-lo no seu dia-a-dia. Uma das soluções eficazes é a utilização da procuração em assembleias de condomínio. O problema é quando esta alternativa se torna uma “arma” e a concentração de poderes passa a servir para atender a interesses exclusivos do síndico ou de pequenos grupos e não mais aos desejos da comunidade condominial.    O Código Civil destaca em seu texto que é um direito do condômino, desde que esteja em dia com suas contribuições ao condomínio, votar e participar das assembleias (art. 1.335, inciso III). E, quando por algum motivo ele não tenha condições de estar presente nas reuniões, consegue assim mesmo garantir que seu direito e poder de voto possa ser respeitado e tenha valor.  O caminho para isso é ter um representante de sua confiança como procurador que deverá ser constituído por meio de instrumento próprio.

Conforme prevê o Código Civil, a procuração pode ser por instrumento particular (texto de próprio punho), sem a obrigatoriedade de firma reconhecida (arts. 654 e 657). É importante ressaltar que a utilização das procurações em assembleias deverá obedecer aos critérios da convenção ou regulamento interno do condomínio em questão, caso disponham sobre o assunto. 

A legislação do nosso país não veta a utilização de procuração em reuniões condominiais logo, qualquer condômino pode ser representado por outra pessoa. Mas é importante reforçar que a convenção do condomínio ou regimento interno pode estipular regras específicas para seu uso, que devem ser cumpridas pelas partes. É possível restringir, por exemplo, a quantidade de procurações que uma mesma pessoa pode apresentar com o objetivo de evitar o monopólio nas decisões.

   Especialistas defendem também que pode ocorrer a vedação de alguém ser representado pelo síndico ou ser exigido o reconhecimento de firma. Nos casos de condomínios em que a convenção não tenha previsto cláusulas sobre o uso de procurações, os condôminos que queiram estabelecer regras devem fazê-lo por meio de convocação de uma assembleia geral com esse tema específico previsto no edital de convocação.

Funções de uma procuração

  A procuração é um documento em que alguém (outorgante) autoriza um terceiro (outorgado) a agir em seu nome. Esse recurso está previsto no Código Civil brasileiro, em seu artigo 653. Ela tem como função principal resolver quase toda questão na qual não se possa estar presente. No caso de condomínios, é muito útil, por exemplo,  nos casos de locação, para que o inquilino possa participar das assembleias e ter poder de voto e veto.

  Também é comum que constituam representantes para reuniões de condomínio os proprietários de imóveis que viajam, passando longos meses longe de casa, investidores que possuem diversos imóveis e pouco tempo para comparecer às assembleias, pessoas que trabalham e não conseguem conciliar a agenda com os horários das reuniões.

   Para que uma procuração tenha validade, é preciso que sejam cumpridos alguns requisitos como nome do procurador (aquele que receberá os poderes descritos na procuração), a finalidade da outorga e a designação dos poderes. Por exemplo, informar que a procuração deve ser utilizada na assembleia X, para deliberar a respeito das vagas de carro e moto, além da data de validade, caso a procuração seja específica para uma ou outra reunião. Nos casos em que se não tem previsão de até quando fará uso do mandato, é importante especificar a utilização por período permanente (por exemplo: “procuração válida enquanto durar contrato de locação residencial”). E não se deve esquecer da assinatura do outorgante.

  E como fica a assinatura na lista de presença? A orientação de especialistas é que primeiro venha escrito claramente o nome do condômino e depois o do seu procurador. Por exemplo: Carlos Medeiros é o procurador de Maria Amélia dos Santos. Então será escrito Maria Amélia dos Santos pp (por procuração) de Carlos Medeiros.

 O Código Civil legitima o uso de procurações em assembleias, seja qual for o seu propósito: eleições, aprovação de contas, aumento da taxa condominial, por exemplo. O importante é que o síndico tenha consciência de seu papel no uso deste documento e garanta sempre a lisura nos processos em que se utiliza deste instrumento para o bem-estar de todos os condôminos.

Fonte: revista O Síndico edição 25