Entrega e armazenamento exigem organização e estrutura física

Notícia publicada no dia: 21/11/2018

Correspondências e mercadorias

Lidar com o dia a dia de condomínios envolve trabalhar, inclusive, com detalhes. Um deles é a entrega de correspondências e mercadorias. Isso porque a ação engloba não apenas a entrega em si, mas o armazenamento, a distribuição e até mesmo prazos. É fato que, com o passar do tempo, o número de cartas diminuiu, em função das novas tecnologias; por outro lado, cresceu o comércio online, aumentando, assim, o número de produtos enviados via Correios e transportadoras. Além disso, há boletos e faturas que precisam chegar a tempo de serem pagos dentro de prazos.

Administrar esse processo de entrega de correspondências e mercadorias requer organização e estrutura física para comportar os produtos. De acordo com a Lei Postal nº 6.538/78, que trata do tema em seus artigos 20 a 23, nos edifícios residenciais sem portaria e com mais de um pavimento, deve haver caixas individuais para se colocar os objetos de correspondência. Já nos edifícios comerciais, em sua entrada, no andar térreo, deve ser instalado local específico destinado ao recebimento dos objetos.

Já a Portaria nº 567, de 29 de dezembro de 2011, dispõe sobre a entrega de objetos dos serviços postais básicos, pela Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT), no território nacional. Em seu artigo 5º, menciona que “a entrega postal dos objetos endereçados a coletividades residenciais com restrições de acesso e trânsito de pessoas, bem como a todas as coletividades não residenciais, será feita por meio de uma caixa receptora única de correspondências, instalada na área térrea de acesso à coletividade, ou entregue ao porteiro, administrador, zelador ou pessoa designada para esse fim”.

Extravio e sistema de controle

Um dos grandes problemas verificados nesse processo é o extravio. Sobre isso, o artigo 22 da lei nº 6.538 aponta que “os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”. Portanto, de for extraviada a mercadoria que estava na portaria, o condomínio poderá ser responsabilizado.

Especialmente nos condomínios mais numerosos, é fundamental que exista a implantação de um sistema de controle, seja por meio de anotações em livros ou de um sistema informatizado, que permita que o condomínio tenha o registro do responsável pelo recebimento da correspondência, o tipo de correspondência, a data de seu recebimento e a data da retirada pelo condômino destinatário. 

“A criação de um livro de controle pode ser uma eficiente saída. É possível colocar regras nas entregas, entre elas, quais mercadorias podem ser recebidas pelo condomínio, tamanho máximo e valor do objeto recebido, comprovante de entrega ao destinatário, entre outros, para não gerar problemas aos porteiros e principalmente ao condomínio”, destaca o consultor jurídico e advogado da Câmara do Mercado Imobiliário e Sindicato das Empresas do Mercado Imobiliário de Minas Gerais (CMI/Secovi-MG), Carlos Adolfo Junqueira de Castro.

Falta de espaço

Ao síndico cabe, ainda, a adequação da rotina de distribuição de correspondências e até do local para armazenamento de mercadorias, isso porque recusar um produto por falta de espaço é ação irregular, que causa transtorno ao condômino, que pode ter o produto comprado devolvido. 

O porteiro de um edifício comercial localizado na região central de Juiz de Fora, que preferiu não ser identificado, destaca a dificuldade que é armazenar materiais recebidos. “O fluxo de correspondências e boletos é alto, mas o que complica são embalagens grandes. Isso porque o espaço aqui é pequeno. Quando chega algo que não cabe nos escaninhos, acabamos dando um jeitinho de colocar no chão, na parte interna da portaria, e entregando logo que surgir a oportunidade de um colaborador ir até a sala do destinatário.” A síndica do mesmo edifício reconhece o transtorno, mas defende que, por hora, não tem como alterar a estrutura física da portaria.

Tecnologia como aliada

De acordo com o proprietário da Porter Portaria Remota unidade Juiz de Fora, Roberto Kamil, um dos benefícios trazidos pela implantação da portaria remota no condomínio é justamente o controle de encomendas. “As entregas são feitas mediante aviso, pela central, ao morador. Ou seja, por meio de ligação para seu celular, o morador é informado de que a mercadoria chegou ao condomínio e recebe. Caso não esteja em casa, pode autorizar um vizinho, por exemplo, a receber. Tudo fica gravado em áudio e vídeo, o que auxilia na identificação dos responsáveis pela entrega e recebimento da mercadoria ou correspondência.”

Outra forma de assegurar que o extravio não ocorra é o equipamento denominado locker, uma caixa compartilhada alugada da Porter pelo condomínio. “No caso de o funcionário do condomínio não ser autorizado a receber mercadorias, o entregador repassa o produto para que o colaborador guarde no locker. O morador é avisado da entrega via aplicativo e faz a retirada do equipamento mediante abertura por meio do QR code. As imagens do locker também são feitas para aumentar a segurança”, explica Kamil. 

Fonte: revista O Síndico edição 29