Quando uma gestão chega ao fim - tanto do síndico como da empresa administradora -, alguns procedimentos de documentação devem ser seguidos para que o processo de transição seja tranquilo e a próxima gestão tenha todo o arquivo da movimentação anterior.

Síndico

Na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Pastas de Prestações de Contas;
- Planilhas de Orçamentos;
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
- Plantas do Condomínio;
- Folhas de Ponto de Funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento Interno; Livros de Atas de Assembléia;
- Contratos (manutenção etc);
- Certificados Operacionais (NR23- Extintores e Mangueiras, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);

- É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento. - Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega. - Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros. - Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho. - Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma Assembléia.

- A Assembléia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.

Administradora

Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

- Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
- Benefícios Trabalhistas e Tributos;
- Comprovantes de Pagamentos de Contas;
- Circulares Entregues;
- Cartas de Comunicação;
- Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
- Livro de Atas;
- Cartão do CNPJ;
- Convenção Condominial e Especificação;
- Relatório da Última Emissão de Boletos;
- Livro de Registro de Empregados e Balancetes

- Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.

- Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

- Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembléia.

- A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembléia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

- De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".

- Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Fonte: www.sindiconet.com.br