Uma das responsabilidades do síndico é a guarda e manutenção de vários documentos importantes do condomínio. Com ele, costumam ficar livro de atas de reuniões, contas a pagar e, quando não há administradora ou escritório de contabilidade, o que é raro, ficam também os documentos e guias relativos aos funcionários. Por isso, é muito importante que o síndico tenha bastante responsabilidade com a guarda destes papéis. Mas, o que fazer quando algum documento é extraviado?

No caso do livro de atas, por exemplo, a recomendação do administrador da ACE Alexandre Mellem é que o síndico faça um boletim de ocorrência (atual REDS, Registros de Defesa de Evento Social), para se resguardar de qualquer eventualidade, já que o livro contém dados sobre o condomínio. Depois deste procedimento, o síndico deve ir ao cartório de registro de notas para obter a segunda via das atas que foram registradas. Daí, a importância de se registrar as atas das assembleias, ainda que não seja obrigatório. “O livro de atas é o mais importante. Se houver extravio ou roubo, o síndico tem que fazer o BO para ficar resguardado.

“Qualquer coisa depois disso, ele não tem culpa nenhuma”, afirma Alexandre.

LIVRO DE OCORRÊNCIAS

Outro documento também de suma importância para o condomínio e que costuma desaparecer até com certa frequência, é o livro de ocorrências, que normalmente fica na portaria, aos cuidados do porteiro. Segundo o advogado especializado em direito condominial, Márcio Monteiro, o livro contém os registros de ocorrências dos prédios, muitas vezes, relacionadas a reclamações contra algum morador. Por isso, segundo ele, “é muito comum morador sumir com o livro, se houver reclamações contra ele”.

Neste caso, o advogado recomenda que o síndico tenha maior controle do livro, evitando que condôminos o levem para casa. “O livro não deve sair nunca da portaria. Se o morador quiser fazer alguma anotação, ou anota na hora ou leva anotado de casa e cola no livro”, explica. Márcio Monteiro diz ainda, que nos casos em que o condomínio é muito grande, com muitos blocos, pode haver um protocolo, com prazos definidos, para que os moradores retirem o livroda portaria.

Já nos prédios com autogestão – aqueles em que o síndico dispensa a ajuda de uma administradora – outros documentos também ficam sob a guarda do gestor do prédio. Por isso, é necessário cuidado redobrado, já que se trata de documentos trabalhistas, recolhimento de impostos e guias. Márcio Monteiro recomenda que o síndico guarde os originais de todos os documentos, de preferência em um arquivo individual para cada funcionário, trancado a chave. “Se houver demanda trabalhista, é preciso juntar o original. O ônus da prova é do prédio”, explica ele.

O advogado conclui dizendo que o ideal é que o síndico não perca nenhum documento e que, na experiência dele, esse extravio não é comum. Já para quem tem administradora, os documentos ficam sob a guarda da empresa.

Fonte: Jornal do Síndico