Um momento que merece especial atenção de quem fica responsável por administrar o condomínio é a hora de fazer a previsão orçamentária para o próximo período anual. Segundo o artigo número 1350 do Código Civil, “convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas”. Para que a orçamentação fique bem feita, a dica é fazê-la com base nos gastos do período anterior, detalhando despesas fixas e despesas variáveis, prevendo ainda, com base em indicadores econômicos, possíveis aumentos no período, e ações em pontos considerados prioritários.

“As despesas fixas são as contas de água e energia, o pagamento do pessoal contratado, os encargos sociais, o seguro e, se for o caso, a manutenção dos elevadores, a administradora, tarifas bancárias, jardinagem, conservação etc. Tem também as despesas variáveis como reparos elétricos e hidráulicos. Em um mês, podem queimar dez lâmpadas e, no mês seguinte, não queimar nenhuma. De qualquer maneira, é importante que o responsável por esse trabalho no condomínio esteja consciente de que deve fazer o acompanhamento, por exemplo, de quantas lâmpadas queimaram por mês para que não fique sem lançar esses valores”, aconselha o consultor de condomínios José Maria Braz Pereira.

Outra orientação relevante é a criação de um fundo de reserva, destinado a cobrir despesas não previstas e que demandam intervenção rápida. Geralmente, o fundo de reserva varia entre 5% e 10% do valor da taxa de condomínio. Esse recurso, que deve ser depositado em conta separada, preferencialmente caderneta de poupança, também pode ser utilizado na manutenção do edifício, na falta de saldo na conta, devendo o mesmo ser reposto depois. “É muito importante ter atenção à parte de manutenção na hora de fazer o planejamento orçamentário, já que o prédio mal conservado perde valor”,  argumenta José Maria.

Vale destacar ainda que a taxa de condomínio não deve corresponder exatamente à divisão das despesas. Para uma gestão tranquila, o síndico precisa ter recursos para investir em pontos que considere prioritários e uma margem para poder trabalhar, comumente chamada de fundo de caixa. Entretanto, José Maria alerta que essa “sobra” não pode ser calculada no “chutômetro”. “Esse achismo é muito perigoso em todos os setores da administração”, comenta, reafirmando que o valor da taxa deve ser calculado levando em consideração as despesas fixas e variáveis. Outra taxa que pode ser cobrada é a extraordinária. Ela é usada quando se quer, por exemplo, pintar a fachada do edifício. Neste caso, como influencia diretamente no valor do imóvel, é cobrada do proprietário.

Síndico precisa ter conhecimento das necessidades do condomínio

Em relação às formas de rateio da taxa, é a convenção que determina como a divisão será feita. “Na cota única, todo mundo vai pagar igual. Na fração ideal, quem tem a fração maior paga mais e vice versa”, explica Pereira. Caso a forma de rateio não esteja prevista na convenção, deverá ser adotada a fração ideal. Um erro comum que é observado com muita frequência é calcular o valor da taxa através de uma média dos últimos 12 meses, o que certamente deixará o valor defasado. Também não é aconselhável fazer mensalmente o rateio das despesas, o que pode levar a oscilações no valor a ser pago e, consequentemente, reclamações por parte dos moradores.

Para o síndico que vai fazer a orçamentação pela primeira vez, a orientação é que ele tenha conhecimento das reais necessidades do condomínio. “Ver tudo o que precisa ser feito. É sobre essas necessidades que ele vai fazer o planejamento”, diz Pereira, destacando ainda que é preciso levar em consideração que nem tudo pode ser feito em um mesmo período anual, o que teria impacto muito grande para os moradores. Por isso, a palavra é planejamento.

Para que o reajuste anual não seja pesado demais, a dica é reduzir despesas. Para isso, é preciso conscientizar todos os moradores sobre a necessidade de se economizar água e energia, por exemplo. Outras dicas para diminuir o valor da taxa de condomínio é separar o lixo reciclável para posterior venda e também investir em captação de energia solar.

Segundo o consultor José Maria Braz Pereira, não se deve confundir o ano civil, de 1º de janeiro a 31 de dezembro, com o período anual do condomínio, que geralmente tem seu início marcado pela data da primeira assembleia. A orçamentação vale para os 12 meses seguintes. Importante que todos os cálculos apresentados sejam aprovados em assembleia e de acordo com o que está previsto na convenção para posterior registro em ata. Esse cuidado dá mais segurança ao condomínio na hora de possíveis cobranças judiciais.

Sobre a inadimplência, Pereira argumenta que não tem como ser calculada. Ele explica que o fato de a multa ser muito pequena – apenas 2%, acaba levando moradores a deixarem o pagamento da taxa de condomínio por último. “O morador deixa de pagar o condomínio para pagar o cartão de crédito. Quando a inadimplência afeta o cronograma de pagamentos, deve ser rateada entre os que estão pagando. Uma opção é utilizar o fundo de reserva e, em uma próxima assembleia, informar que esse recurso está sendo usado e que tão logo os atrasados forem pagos o valor será reposto”, orienta, para depois informar as providências as serem tomadas em caso de não pagamento: “No primeiro mês, deve-se enviar carta lembrando que o condomínio não foi pago. No segundo, envia-se uma carta de advertência.

Fonte: Revista O Síndico Ed. 06