Para trocar de administradora precisa de assembleia?

30 set | 3 minutos de leitura
Decisão deve ser tomada junto com o subsíndico e o Conselho Consultivo

Fazer a troca da administradora do condomínio é um tema bastante delicado, afinal, ela é o braço direito do Síndico, auxiliando nas atividades rotineiras como serviços contábeis, financeiros e administrativos, entre outras importantes funções. No entanto, quando a empresa já não está atendendo mais às expectativas ou está desempenhando mal o seu trabalho, não resta outra alternativa a não ser optar pela mudança.

Nesse aspecto, uma dúvida muito comum é se o síndico precisa de aprovação da Assembleia antes de efetuar tal processo. De acordo com Tânia Regina de Souza, proprietária da Gecon Gestão de Condomínios, o usual é que a administradora seja de confiança do síndico. “Mas se houver motivos de insatisfação nos serviços prestados, o recomendado é que ele faça uma reunião com o Conselho Consultivo e subsíndico para explicar as razões da intenção de troca e ter esse apoio dos membros da administração”.

A administradora Tânia Regina recomenda verificar no contrato se há cobrança de multa rescisória

Consta no artigo 1.348 do Código Civil a seguinte informação: “§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção”.

Segundo explica Tânia, o Síndico pode sim mudar a administradora, visto que a aprovação prévia em Assembleia é necessária apenas quando estiver expressa na Convenção do condomínio. “A troca deve ser comunicada posteriormente em Assembleia. Apesar disso, existem gestores que preferem dar ainda mais transparência e segurança ao processo e convocam uma Assembleia para discutir o assunto. Dividem essa responsabilidade com todos os condôminos”.

Ela elenca alguns dos motivos mais comuns de insatisfação que podem levar à substituição da administradora. “Não dar atenção necessária às demandas do condomínio, demora no atendimento das solicitações, atraso na prestação de contas, entre outras razões”.

Decidindo realmente pela troca, Tânia alerta que o síndico deve primeiro analisar o contrato de prestação de serviços da empresa atual. “É preciso verificar o tempo de carência, pois pode haver a cobrança de multa rescisória se ainda estiver no prazo de vigência. Algumas administradoras pedem apenas que seja dado aviso prévio de 30 dias. As cláusulas contratuais devem ser respeitadas”.

Um ponto importante é que, caso tenha multa por quebra de contrato, o síndico deverá comunicar a todos os moradores, pois o valor vai incidir sobre a taxa condominial. “Nesse caso, será preciso realizar Assembleia para passar as informações. Na pauta de convocação deve constar o assunto. Por exemplo, rescisão de contrato com a administradora gerando cobrança de multa. Para aprovação, basta maioria simples: 50% mais um dos condôminos que estiverem presentes”, esclarece.

Uma situação que costuma ocorrer é quando a antiga empresa retém documentos por não aceitar a substituição. Tânia reforça que a administradora não pode ter essa conduta. “Para evitar esse tipo de transtorno, o mais correto é exigir o contrato, que deve conter uma cláusula explicando como é o procedimento caso o condomínio não queira mais contar com aquele prestador de serviços”, finaliza.

Conforme consta no art. 305 do Código Penal, nenhum documento deve ficar sob o poder da administradora antiga. Além disso, durante a transição de empresas, a atual precisa entregar todos os comprovantes de sua administração. Veja a lista dos mais importantes.

Documentos que deverão ser entregues pela administradora

• Convenção e Regulamento Interno
• Cartão do CNPJ e Comprovante da Certificação Digital
• Livros das atas, Registro de Empregados e Inspeção do Trabalho
• Pastas dos Funcionários, contendo: laudos referentes ao cumprimento do PCMSO – NR 7; Relatórios do PPRA – NR 9 e CIPA – NR 5; Folhas de Pagamentos; Cartões ou Folhas de Ponto; Guias de recolhimentos (INSS; FGTS; PIS; Sindicatos; COFINS/CSLL/PIS; RAIS; DIRF e etc.)
• Contratos de todos os serviços prestados ao condomínio, inclusive Apólice de Seguro
• Cadastro dos moradores
• Pastas das comunicações enviadas aos condôminos e multas aplicadas por desrespeito à Convenção e ao Regulamento Interno
• Acordos realizados com os inadimplentes e a lista de inadimplentes
• Relatório referente às últimas emissões dos boletos
• Pastas de Prestação de Contas
• Laudos: limpeza das caixas d’água; desinsetização; limpeza da caixa de gordura; para-raios; rede de gás; instalações elétricas; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); Brigada de Incêndio e etc.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 46


Visitante pode usar vaga de garagem?4, dezembro 2021

Visitante pode usar vaga de garagem?

Muitos condôminos possuem mais de uma vaga de garagem, por isso, quando fazem alguma confraternização, ou recebem uma visita, disponibilizam uma das […]

Leia mais
O que o síndico não pode fazer? Veja 7 práticas proibidas no condomínio3, dezembro 2021

O que o síndico não pode fazer? Veja 7 práticas proibidas no condomínio

O síndico é uma figura importante para um condomínio. Suas responsabilidades com as questões fiscais e problemas de relacionamento entre os moradores fazem com que ele […]

Leia mais
A importância de fazer coleta seletiva no condomínio2, dezembro 2021

A importância de fazer coleta seletiva no condomínio

É necessário conscientizar moradores e funcionários sobre a separação dos recicláveis Cada brasileiro produz, em média, 387 kg de lixo por ano, […]

Leia mais