Como alterar a Convenção e regulamento interno do condomínio

A convenção e o regulamento interno são os pilares da vida em condomínio. Nesses documentos constam as informações de como deve ser a vida no local. Por isso, o fato de estarem bem redigidos e atualizados com a realidade do condomínio e da legislação atual pode trazer diversas vantagens para a administração.

O papel da convenção e do regimento interno

• Na convenção são firmadas as regras mais globais do empreendimento: como serão cobrados os inadimplentes, como é a divisão das despesas, o que é a fração ideal, etc.
• Já o regulamento interno (também conhecido como regimento interno ou RI) trata de assuntos mais relacionados ao dia-a-dia como o uso do salão de festas, piscina, procedimentos de segurança, entre outros.

Esses documentos são elaborados, a princípio, pela construtora. A empresa deve registrar a convenção antes mesmo de começar a construir o condomínio. Na assembleia de instalação (primeira assembleia com os moradores) são discutidos alguns pontos referentes à convenção e ao regulamento interno, para que os documentos fiquem de acordo com aquela comunidade. (Baixe nosso e-book sobre Implantação de Condomínios)

Vale dizer que condomínios muito antigos podem não ter uma convenção registrada em cartório, o que dificulta muito a parte prática da gestão por parte do síndico e da administradora. Para esses casos, é fundamental que a convenção e o regulamento interno sejam instituídos o mais rápido possível.

Por que atualizar?

É fundamental manter esses documentos em dia para que os regramentos do local sigam o uso que a comunidade deseja fazer daquele espaço. E também para seguir novidades na legislação, por exemplo.

Veja abaixo algumas possibilidades que se abrem ao se atualizar a convenção de condomínio:

• Elevar os juros de mora sobre cotas vencidas de 1% para até 10% ao mês, ou seja, 0,33% ao dia. Se a convenção não determinar esse percentual, o condomínio só poderá aplicar juros de mora de, no máximo, 1% ao mês. Veja: Art. 1.336 / § 1o.: O condômino que não pagar a sua contribuição ficará sujeito aos juros moratórios convencionados ou, não sendo previstos, os de um por cento ao mês e multa de até dois por cento sobre o débito.

• Estipular regras para o protesto cotas vencidas

• Estabelecer um número máximo de procurações que um morador pode apresentar (duas, geralmente)

• Estipular multa de um até cinco vezes o valor da taxa condominial, no caso do condômino não cumprir reiteradamente as suas obrigações legais para com o condomínio. Essa prática está discriminada no artigo 1.337 do Código Civil. Por se tratar de uma multa bastante polêmica, é fundamental que o condomínio se cerque de cuidados ao multar um condômino dessa forma. Além da penalidade constar na convenção, é recomendável a ajuda de um advogado.

• Destituição do síndico com maioria simples, desde que se comprove má gestão do mesmo

• Aprovar a presença de animais de estimação nas unidades (mesmo que a convenção seja contra, os condôminos têm esse direito)

• Estabelecer a obrigação (ou não) de firma reconhecida nas procurações confeccionadas e utilizadas nas assembleias

• A possibilidade de multar um condômino sem antes adverti-lo, dependendo da situação: se um morador causa danos ao condomínio durante uma mudança, ou se permite que seu filho menor de idade dirija dentro do condomínio, não se deve esperar que a situação ocorra novamente antes de multá-lo

• Aumento do conselho consultivo: estabelecer a necessidade de um conselho consultivo ajuda a manter a gestão do condomínio mais transparente e democrática

• Estabelecer como regra (ou opção) o uso de câmaras de mediação e arbitragem para solucionar atritos entre os condôminos e também casos de inadimplência. Dessa forma, os litígios internos podem ser resolvidos com mais rapidez – e os condôminos envolvidos devem comparecer às seções de mediação e arbitragem.

• Vedar o uso de algumas áreas comuns por parte do inadimplente: apesar de controversa, medida tem mais força caso conste na convenção. Importante apontar que as áreas “proibidas” seriam aquelas que necessitem de aluguel, como salão de festas e áreas gourmet. Proibir o uso da piscina ou dos elevadores, por exemplo, é ilegal.

• Modernização do regulamento interno. Com essa alteração, podem ser atualizados procedimentos como: futuro quórum necessário para alterações no documento, regras para entrada de visitantes e fornecedores, novos horários de uso das áreas comuns, regularidade de algumas manutenções, proibir o uso das áreas comuns por parte dos visitantes (caso comum em grandes empreendimentos) e economia com correios. Nesse caso, os condôminos que recebem correspondência no local mas não moram ali ficam responsáveis pelos custos de envio de correspondência.

IMPORTANTE: Vale lembrar que as alterações na convenção e no regulamento interno não devem contrariar leis federais, estaduais ou municipais.

Quórum para alteração

Para que essas mudanças aconteçam, é necessária uma votação, com quórum qualificado, em uma assembleia convocada para esse fim. Ou seja: se for mudar a convenção ou o regulamento interno, essa informação deve constar já na convocação da assembleia.

ALTERAÇÃO DA CONVENÇÃO: O quórum é conhecido e bem estabelecido para alterar a convenção: dois terços de todos os proprietários.

ALTERAÇÃO DO REGIMENTO INTERNO: Para mudar o regulamento interno, o entendimento atual é o quórum de maioria simples, ou seja, 50% mais um dos presentes na assembleia. Há casos em que a própria convenção estipula o quórum necessário para a alteração do RI. Se for essa a situação, é essa a regra que o condomínio deve seguir.

Como conseguir o quórum para a alteração

Aqui é o “passe de mágica”, ou a parte onde a alteração desses documentos emperra. Afinal, como conseguir a aprovação de dois terços dos proprietários? Em diversos condomínios esse quórum é praticamente proibitivo.

A sugestão mais recorrente é optar pelas procurações. Com as procurações em mãos, quem estiver na assembleia representa aqueles que não puderam estar presentes – e pode, inclusive, votar. Importante checar se a convenção faz menção a número máximo de procurações por pessoas, e se membros do conselho podem portá-las na assembleia.

Outro caminho é atrelar a assembleia de alteração da convenção a uma reunião com alto índice de participação – como a de vagas de garagem.

Uma terceira via  é manter a assembleia aberta durante um certo período, como uma semana, por exemplo. Nesse caso, há mais tempo para colher os votos e as assinaturas.

Sugestão de passo a passo

1. Elaborar uma minuta e divulgar no site do condomínio para que todos apresentem sugestões de alteração da Convenção (com prazo para respostas);
2. Fazer uma segunda minuta com as devidas alterações e repassá-la para os interessados antes da assembleia;
3. Se possível colher procurações específicas para aprovar a nova Convenção após todos se cientificarem sobre o teor do acordo a ser aprovado;
4. Marcar a assembleia, após obter os 2/3 de procurações necessárias através de edital preciso;
5. E finalmente aprovar a nova Convenção (re-ratificação).

Como deve ser a Ata

Importante que, para passarem a valer, essas mudanças devem estar em uma ata extremamente bem redigida, feita por um profissional. Em assembleias desse tipo é fundamental contar com o apoio da administradora do seu condomínio para que o trâmite corra perfeitamente. Encerrada a assembleia e munida da ata, a administradora registra a nova convenção no cartório onde o antigo documento estava.

FONTE: Síndiconet