Calendário anual de ações organiza trabalho do síndico

Ter um cronograma mês a mês com as principais tarefas a serem feitas é essencial para organizar a gestão condominial e garantir a fluidez do trabalho do síndico. Ele precisa assegurar o funcionamento das áreas comuns, manutenção das instalações, além da questão da segurança e estar com as contas em dia. Com a correria do dia a dia, um bom calendário de atividades para realizar durante o ano pode auxiliar bastante os gestores. O ano de 2022 está apenas começando e a revista O Síndico preparou um resumo com as demandas que o condomínio precisa estar atento. É importante lembrar que as informações da matéria são apenas algumas sugestões para que você possa começar a organizar a sua rotina.

Existem algumas ações que não possuem um mês definido para sua realização, como é o caso da inspeção dos extintores de incêndio. “Aqueles que possuem carga de água ou pó químico devem ser recarregados a cada 12 meses. Já o de CO2 deve ser verificado a cada seis meses e recarregado se houver necessidade”, explica o síndico profissional Fernando Nery.

Ele fala ainda da manutenção dos elevadores, que deve ser feita mensalmente pela empresa responsável. “São checados itens como limitador de velocidade, cabos de segurança, freios e sistema de transmissão”. Já Suely Ribeiro, proprietária da Edifica Administradora de Condomínios, lembra que o seguro obrigatório do condomínio deve ser renovado todo ano. “O mês exato depende de quando termina sua vigência e varia para cada edificação”, afirma.

JANEIRO

Iluminação de emergência: O condomínio não pode ficar às escuras diante de um apagão. “O primeiro mês do ano é ideal para manutenção do sistema de iluminação de emergência, como fazer a troca de lâmpadas queimadas, verificar o funcionamento das baterias ou até mesmo realizar a substituição dos dispositivos”, diz Fernando.

Sistemas e equipamentos de segurança: O final e início do ano é marcado pelo esvaziamento do condomínio em razão das férias e festas. O cuidado com a manutenção dos dispositivos de segurança pode ser feito nesta época. Conforme o síndico profissional, deve-se verificar o bom funcionamento da cerca elétrica, câmeras de segurança e alarmes. “A ação evita falhas e problemas indesejados ao síndico e moradores. Portões e interfones também precisam estar operando em ótimo estado”.

Retirar decoração de Natal: Aqueles que fizeram a montagem da decoração de Natal no condomínio devem ficar atentos ao prazo para remoção dos ornamentos. “A data correta é 6 de janeiro, quando é comemorado o Dia de Reis. Deve-se retirar, limpar e guardar tudo no depósito ou qualquer outra área destinada no prédio. Isso porque eles serão usados novamente para enfeitar no fim do ano”, acrescenta Fernando.

FEVEREIRO/MARÇO

Entrega DIRF e RAIS: Anualmente, fazer a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) é obrigatório. De acordo com Suely, deve-se estar em dia com as guias e documentos relacionados a funcionários e fornecedores do condomínio para evitar multas. “Portanto, é muito importante que esteja no calendário do síndico”.

Assembleia Geral Ordinária (AGO): Em geral, o período em que a AGO deve ser feita consta na convenção do condomínio. Porém, caso o documento seja omisso em relação ao tema, o ideal é que a assembleia seja realizada logo no começo do ano. “Em janeiro, muitas pessoas do condomínio estão de férias, então seria melhor pensar em agendá-la para fevereiro ou março. O principal foco dessa assembleia é a prestação de contas do condomínio dos últimos 12 meses e também a previsão orçamentária para o próximo ano”, esclarece Suely.

MARÇO

Cuidados com o jardim: Esse é o mês mais indicado para fazer a manutenção dos jardins, após passarmos por um período com os dias mais quentes. Segundo Fernando, ela é necessária também para preparar as plantas para aguentar o período frio que virá nos próximos meses. “O ideal é contar com um jardineiro profissional ou empresa especializada”.

ABRIL

Dedetização e desratização: Esse processo deve ocorrer duas vezes ao ano. “Durante o mês de abril ajuda a prevenir as pragas e insetos que são mais comuns em meses com temperaturas menores. O síndico deve entrar em contato com empresas especializadas e certificadas para realizar este serviço”, diz Fernando.

MAIO

Vistoria predial: A vistoria predial deve ser feita uma vez por ano. O objetivo é avaliar itens importantes da edificação do condomínio. Este diagnóstico diminui os riscos de acidentes. Já a inspeção predial é definida pela NBR 16.747, feita por um profissional contratado, como um engenheiro ou arquiteto e sua periodicidade varia de acordo com a idade do empreendimento.

JUNHO

Realização de obras: Nesse mês, ocorre um menor volume de chuva. “Os síndicos aproveitam esse momento para realização de obras no condomínio. Elas podem ser grandes ou mais simples, como a restauração de rachaduras. Entre outras obras praticadas nesse período estão reforma da área da piscina, melhoria da academia, conserto de infiltrações, pintura de paredes, manutenção do playground e muito mais”, avalia Fernando.

JULHO

Reforço na segurança: Manter o condomínio seguro é uma responsabilidade que o síndico pode dividir tanto com os funcionários quanto com os condôminos. “O mês de julho é bom para pensar em campanhas de conscientização de segurança e divulgar pelas áreas comuns do edifício. O planejamento dessas ações é um assunto muito importante e que precisa ter destaque no calendário”, salienta Fernando.

AGOSTO

Manutenção da piscina: Ela deve ser feita pelo menos uma vez ao ano. Na avaliação do síndico profissional, esse mês é indicado, pois, normalmente, está mais frio e as pessoas usam menos a piscina. “É importante ter atenção a alguns detalhes, como azulejos soltos, se existem vazamentos, condições do filtro, entre outros. Fazendo o serviço corretamente, o local ficará preparado para o período mais quente nos próximos meses”.

“O primeiro mês do ano é ideal para manutenção do sistema de iluminação de emergência”

SETEMBRO

Manutenção de para- raios: Normalmente, os meses mais chuvosos são dezembro, janeiro e fevereiro. “É importante que este equipamento esteja funcionando bem no período. Se for escolher um mês para verificar suas condições, setembro é o melhor, visto que está mais próximo aos meses de uso mais intenso desse aparato”, diz o síndico profissional.

Limpeza de caixa d’água: Em setembro, tem o início da primavera e as temperaturas já começam a esquentar. “Nesse mês, também é indicado realizar a limpeza da caixa d’água do condomínio. É essencial contratar uma empresa especializada para realização do serviço. A higienização antes do calor garante que a água do prédio esteja em boas condições para uso durante o verão”, lembra Suely.

OUTUBRO

Manutenção dos jardins: Durante a primavera, é importante trabalhar as áreas verdes do condomínio. “Dessa forma, as plantas vão crescer de forma saudável, além de preparar os jardins para os dias mais quentes. Vale reforçar mais uma vez que o trabalho deve ser feito por profissionais para evitar problemas ao condomínio”, diz Fernando.

Calhas e telhados: Como dito anteriormente, dezembro, janeiro e fevereiro são os meses mais chuvosos. “Sendo assim, conforme o síndico profissional, no início de outubro é bom preparar o condomínio para as tempestades. “É imprescindível limpar as calhas e fazer a manutenção dos telhados e marquises. Verificar o escoamento e a impermeabilização das lajes para não deixar água represada e causar infiltrações nos apartamentos ou salas comerciais localizadas no último andar do prédio. Também é importante manter os ralos na garagem limpos e sem obstrução para escoamento correto e para não causar alagamentos”.

“No início de outubro, é bom preparar o condomínio para as tempestades”

NOVEMBRO

Decoração de natal: No final do décimo primeiro mês do ano é quando os síndicos começam a enfeitar o condomínio com árvores de Natal e luzes. Não tem nada mais simbólico do que a preparação para esta época do ano. “Difícil algum prédio não colocar nem ao menos um pisca-pisca no hall de entrada. No entanto, deve haver um planejamento sobre o quanto deve ser gasto com a decoração. É provável que não vá precisar de nenhum tipo de rateio, caso já esteja previsto no orçamento anual. Do contrário, a sugestão deve ser levada para votação em assembleia”, afirma Suely.

DEZEMBRO

Dedetização e desratização: Logo no começo do mês, é recomendado fazer os processos para evitar que insetos e outras pragas tomem o condomínio durante o verão. Segundo Fernando, ratos e baratas podem causar problemas aos moradores e trazer doenças. “Por essa razão, a profilaxia deve ser feita antes do início do tempo mais quente, época em que esses bichos costumam mais aparecer”.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 48