Tudo que você precisa saber sobre prestação de contas

VENÇA AS DIFICULDADES NA HORA DE PRESTAR CONTAS NO CONDOMÍNIO

Embora seja algo que faça parte da gestão de todo e qualquer condomínio, é comum encontrar síndicos, administradores e condôminos com dúvidas sobre a prestação de contas. A fim de auxiliar o trabalho, a revista O Síndico traz informações importantes sobre o tema, com intenção de facilitar este trabalho e garantir uma gestão transparente e que gera credibilidade entre a comunidade condominial.

O dever que o síndico tem de prestar contas de sua gestão financeira à assembleia, anualmente, está previsto no inciso VIII do Código Civil, em seu artigo 1.348. O dispositivo aponta, ainda, que, caso a prestação seja solicitada pelos condôminos, o síndico deve fazê-la. Hoje, com modernos recursos tecnológicos, esta apresentação vem se tornando cada vez mais acessível, e disponível online para todo morador.

O QUE DEVE CONSTAR NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Na prestação de contas do condomínio, o síndico deve apresentar todas as movimentações financeiras realizadas durante um determinado período, acompanhado de documentos comprobatórios, como extratos, notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, entre outros.

ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL!

Uma gestão organizada é a grande aliada dos síndicos e administradoras. Manter tudo organizado, por meio de relatórios (sempre acompanhados dos devidos comprovantes) traz segurança, facilidade e possibilita a transparência. Confira os itens essenciais que devem ser apresentados.

“Uma gestão organizada é a grande aliada dos síndicos e administradoras”

• Relatório do orçamento: orçamento aprovado em assembleia para o próximo período, acompanhado da ata de assembleia que aprovou os valores.

• Relatório de receitas: Este relatório deve ser separado no que tange às receitas provenientes dos condôminos em dia com as suas obrigações e os que estão em atraso com o condomínio. Na última situação, podem ser demonstrados os valores dos acréscimos de multas, juros e correções na taxa condominial dos inadimplentes. As receitas de fundos de reserva e taxa extra devem vir identificadas separadamente. Outra renda possível é a de locação dos espaços compartilhados do edifício.

• Relatório de despesas: Esse documento é dividido em duas partes: despesas ordinárias (contas de água, gás e energia, pagamentos de administradora, pagamento de funcionários incluindo salários, encargos e benefícios, seguro, produtos e serviços de limpeza, de manutenção e conservação do edifício) e despesas extraordinárias (compra de produtos e serviços de melhoramento, benfeitorias, instalação de equipamentos, fundo de reserva, indenizações trabalhistas), com respectivos comprovantes. Nesse item, pode-se agregar um relatório comparativo entre as despesas orçadas x realizadas.

• Balancete: Demonstra resumidamente os gastos e receitas do condomínio, além do extrato bancário com saldo inicial e final do mês. Este documento pode ser usado mensalmente para prestação de contas aos condôminos.

• Inadimplência: Apresenta indicadores relevantes sobre o tema, como percentual, valores pendentes e medidas tomadas para cobrança administrativa ou judicial.

QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Um deles é o síndico imaginar que o envio dos balancetes aos condôminos dispensa a apresentação da prestação de contas anualmente, em assembleia geral ordinária, que é obrigatória por lei.

Outro erro é deixar para efetuar a prestação apenas na assembleia de prestação de contas. Cabe ao síndico deixar o material arquivado de forma organizada e acessível aos condôminos, ao longo do período, a fim de evitar tumulto no dia da assembleia de prestação de contas.

GESTÃO ORGANIZADA E CONHECIMENTO

Uma gestão organizada é uma grande aliada do síndico, afinal, permite que ele lide com o tempo de maneira otimizada. Para tanto, o uso de tecnologia que auxilie na metodologia de trabalho é importante.

Além disso, é interessante que o síndico tenha conhecimento quanto às leis e normas para evitar problemas na hora de prestar contas. Conhecimento contábil, tributário e trabalhista são bem-vindos, assim como de informática.

BOAS PRÁTICAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Prepare-se. O síndico pode anotar e organizar informações importantes para consultá-las e responder quando alguém fizer uma pergunta. Durante a reunião condominial, é muito importante esclarecer as dúvidas dos condôminos e moradores presentes. Não podemos esquecer de que na assembleia de prestação de contas o ideal é que o conselho fiscal já tenha dado seu parecer.

Tenha uma auditoria. Uma auditoria realizada por profissionais especializados, a fim de verificar as contas e emitir relatórios periódicos (que devem apontar problemas e potenciais riscos financeiros) é também uma boa aliada. A prática garante a transparência e credibilidade, além de afastar a possibilidade de julgamentos e boatos sobre o síndico pelos condôminos, tendo em vista um parecer independente e imparcial.

Monte um material de apoio. A demonstração financeira contém diversas informações complexas, o que pode fazer com que os moradores se percam. Desse modo, crie uma apresentação onde constem itens como programações de despesas, por exemplo. Lembrando que o uso de gráficos torna as apresentações mais atrativas.

Incorpore o balancete no boleto. Uma maneira de tornar transparente a prestação de contas do condomínio é mostrar o balancete mensal nos boletos enviados aos condôminos. Isso é eficaz para a prestação de contas e possibilita o acompanhamento por parte dos moradores. Disponibilizar estas informações em aplicativos acessados pela internet é um recurso melhor ainda. Hoje em dia já é possível ter acesso às contas em tempo real.

Faça cotações e orçamentos. O síndico deve sempre realizar cotação para compra de produtos e contratação de serviços para o condomínio. Isso é uma prática de boa gestão, e quando isso não acontece, pode gerar desconfiança.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 54