Seu condomínio faz uma boa gestão dos contratos?

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ORGANIZAÇÃO E MONITORAMENTO SÃO OS ELEMENTOS ESSENCIAIS PARA EVITAR PROBLEMAS

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Uma prática que faz (ou deveria fazer) parte da rotina dos condomínios diz respeito à gestão de contratos, mas será que síndicos e administradores estão realmente preparados para uma gestão de contratos eficiente e que garanta lisura e segurança?

Com base nesse questionamento e a fim de levantar pontos importantes que devem ser observados por representantes de condomínios, esta edição da revista O Síndico conversou com o advogado pós-graduado em Direito do Consumidor e especialista em Direito Imobiliário, Nilson Ferreira Neto. Confira.

Revista O Síndico: Em se tratando de gestão de contratos, o que precisa ser observado pelos representantes de condomínios?

Nilson Ferreira Neto: A gestão de contratos é primordial para assegurar que obras, produtos e serviços estejam de acordo com o negócio jurídico firmado. Nesses termos, organização e monitoramento são os elementos essenciais para evitar aborrecimentos. É imprescindível não assinar, nunca, nenhum contrato sem antes passar pela revisão da administradora ou por um advogado. É perigoso não se ater a todos os detalhes que envolvem uma prestação de serviços ou compra. Mesmo tomando-se todo tipo de cuidado e resguardando-se com toda a formalidade possível, ainda assim podem ocorrer situações que vão claramente contra o que está no contrato. E, dependendo dos prazos e dos valores envolvidos, o síndico pode ter um grande problema para ser resolvido.

O que é imprescindível constar em contratos de condomínios?

Nesses contratos, é necessário que conste, além das cláusulas básicas, o detalhamento do objeto contratado, o prazo ajustado, os valores e as datas para pagamento, além das penalidades pelo descumprimento. É necessária, ainda, a previsão de multas por atraso, assim como a possibilidade de rescisão e garantias ao contratante. Assim, deve se observar, primordialmente:

QUALIFICAÇÃO DAS PARTES: A qualificação completa das partes vai mostrar quem são os responsáveis pela assinatura do contrato, isto é, a inclusão de todos os dados necessários para identificar bem as partes envolvidas e garantir que estejam devidamente representadas no contrato.

ESCOPO DO CONTRATO: Aqui, deve-se explicar o que é o serviço a ser executado e como o mesmo será feito, da forma mais minuciosa possível.

PRAZO E EXECUÇÃO DO OBJETO: Aqui devem estar descritas as etapas (e o tempo de execução de cada uma) da prestação do serviço, obra ou compra. É interessante, inclusive, atrelar o pagamento às fases de entrega, evitando, assim, que a empresa receba todo o dinheiro antes da finalização do serviço, algo que não é aconselhável.

FORMA DE PAGAMENTO: É onde fica explicitado como o serviço será pago, dias, prazos etc.; se será pago via boleto, transferência bancária, em qual conta etc.

PENALIDADES: Descreve quais serão as sanções para a parte que descumprir itens como não cumprimento do escopo de serviço. RESCISÃO: Trata da maneira como o contrato poderá ser finalizado, em quais termos, e deve mostrar diversos cenários como: cumprimento, que aponta que o contrato se finaliza com as partes tendo cumprido as suas obrigações; justa causa, que se refere ao não cumprimento por uma das partes, gerando uma infração no contrato; sem justa causa, que é quando uma das partes, sem motivos preestabelecidos, deseja finalizar o contrato, sendo possível, para esses casos, prever multas para quem pede a rescisão do contrato.

“Durante toda a execução do contrato, deve haver o acompanhamento da evolução dos serviços”

FORO DE ELEIÇÃO: É uma cláusula que elege o foro do local onde será discutido o contrato, isto é, comarca onde será ajuizada a ação para dirimir o contrato.

A contratação de alguns serviços pede cláusulas específicas no contrato a ser firmado. Assim, ao contratar empresas terceirizadas de mão de obra, o contrato deve conter cláusulas que obriguem a empresa a prestar contas sobre pagamentos de direitos trabalhistas dos seus funcionários. Esse tipo de cláusula é fundamental para os condomínios tentarem evitar, ao máximo, uma ação judicial na esfera trabalhista no futuro.

O contrato deve obrigar, também, a empresa a trabalhar com funcionários próprios, evitando a contratação de temporários, por exemplo, o que deixaria o condomínio e sua segurança fragilizados. Também deve constar no contrato itens como a periodicidade da reciclagem dos colaboradores.

O uso correto de EPI (Equipamento de Proteção Individual) também deve estar discriminado nesse contrato.

O que uma boa gestão de contratos pode trazer para condomínios?

Além da segurança, uma boa gestão possibilita a manutenção da saúde financeira do condomínio, evitando gastos extras. Para isso, é fundamental o síndico contar com o suporte técnico de uma boa administradora, que fornecerá assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de recursos humanos, de compras, de escolha de fornecedores. Além disso, o síndico deve ter um corpo de gestão — ou seja, subsíndico e conselheiros, realmente dispostos a trabalhar e não só vistoriar por alto o trabalho realizado pelo síndico.

“Infelizmente, há, no mercado, muitas empresas despreparadas ou que agem com deliberada má-fé”

Quais são os problemas mais comuns em contratos que envolvem condomínios?

É possível citar: contratação de empresas ou profissionais não habilitados e sem capacidade financeira para arcar com os prejuízos; contratos mal elaborados, que acabam onerando o condomínio; obras e serviços mal ou não concluídos; serviços prestados fora do prazo; gastos extras decorrentes de má administração; falta de previsão de penalidades para tais infrações.

Quais prejuízos podem ser decorrentes de um contrato que apresenta algum tipo de brecha?

Um contrato mal elaborado pode levar as partes a discussões judiciais, possibilitando um resultado financeiramente negativo para o condomínio. Como reclamações trabalhistas, ações de responsabilidade civil e de consumo.

Não cumprimento de serviços e atrasos são comuns?

Quais medidas devem ser tomadas a fim de evitar esses transtornos? Infelizmente, há, no mercado, muitas empresas despreparadas ou que agem com deliberada má-fé. Portanto, além de avaliar o grau de zelo, seriedade de uma empresa, para uma criteriosa contratação, averiguar as referências de outras obras ou serviços semelhantes aos que pretende contratar e, também, buscar informações detalhadas sobre a capacidade financeira da contratada. Além dessas precauções, deve haver, durante toda a execução, o acompanhamento da evolução dos serviços e a fiscalização pelos administradores e síndicos.

Pesquisar sobre a situação legal da empresa que se pretende contratar é importante?

Com toda certeza, consultar referências e avaliar a seriedade da empresa torna o negócio jurídico mais seguro e ainda mitiga os riscos que possam existir. Essa pesquisa deve se estender à verificação em Cartórios de Protesto e Distribuidores de Ações Judiciais, inclusive deve-se buscar informações sobre Reclamações nos Órgãos de Defesa do Consumidor.

Caso um condomínio esteja passando por um problema que envolva o descumprimento de contrato, como seus representantes devem agir?

O primeiro passo é tentar mediar uma solução com o contratado para tentar a solução do conflito na via amigável. Se não for possível, poderá realizar reclamação perante um órgão de defesa do consumidor e também junto ao CEJUSC, que é o Centro Judicial de Solução de Conflitos do Tribunal de Justiça de Minas Gerais, que funciona no Fórum local. Se, depois de percorrida essas vias, não obtiver a solução, deve judicializar a questão, via ação própria e com a assistência de um advogado.

Quais são as responsabilidades do síndico e da administradora em casos de descumprimento de contratos por parte de prestadores de serviços, por exemplo?

Cabe ao síndico e à administradora zelarem pela gestão do condomínio. Nesses termos, se comprovado que o síndico ou a administradora agiram com má fé ou culpa, poderão ser responsabilizados civil e criminalmente perante o condomínio. Por isso, quanto mais recursos envolver a administração do condomínio, mais criteriosa devem ser as escolhas do síndico e da administradora.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 54