Vitor Homem e Flávio Almeida esclarecem pontos sobre gestão de contratos

Gestão de contrato é cuidar para que tudo ocorra conforme ou melhor do que o previsto. Para tanto, é importante haver planejamento. Para esclarecer pontos sobre essa questão, o gestor de RH, coach e síndico profissional, Vitor Homem, falou com a equipe da Revista O Síndico. Vitor foi um dos palestrantes do 37º Encontro Nacional de Síndicos (Enasin) e 1º Encontro Regional de Síndicos e Administradoras de Condomínio da Zona da Mata mineira, realizado no dia 21 de abril em Juiz de Fora. Além dele, com base em dúvidas comuns relativas à área jurídica, ouvimos o advogado Flávio Almeida. Confira.

Inicialmente, como o condomínio deve ser visto hoje em dia?

Vitor Homem: O condomínio passou a ser uma empresa, que tem demandas, que geram processos com início, meio e fim. É importante que o síndico esteja ciente disso e faça a sua parte. A ele cabe escolher ser um síndico operacional, que realiza as tarefas práticas e necessárias ao dia a dia do condomínio; ou um gestor condominial, que gerencia equipes, acompanha as demandas dos moradores, antecipa-se aos problemas e toma decisões.

O que é gestão? 

Vitor Homem: Gestão é gerenciamento, é administração, seja de uma instituição, de uma empresa, de uma entidade ou de um condomínio.

Como é feita essa gestão? 

Vitor Homem: Aqui lembro dos cinco Ps da estratégia organizacional: plan (plano), ploy (pretexto), pattern (padrão), position (posição) e perspectiv (perspectiva). Contudo, costumo trabalhar com três Ps: propósito, pessoas e processos. O propósito surge de uma demanda, como, por exemplo, a necessidade de instalação de câmeras. O segundo P refere-se às pessoas. O síndico deve ter em mente que o condômino é acionista, mas também é cliente interno. É preciso lidar com essas duas vertentes, ou seja, é preciso se preocupar com as pessoas envolvidas. Pensando na demanda quanto à instalação das câmeras, por exemplo, é necessário ver a necessidade dos condôminos sobre a segurança, que culminou na ideia de instalar câmeras, mas é preciso, também, lembrar que esses mesmos condôminos são acionistas nesta ação. Já o terceiro P diz respeito aos processos, que envolvem todos os pontos que fazem parte do condomínio. Ainda tomando a demanda das câmeras como exemplo, quais processos estão envolvidos? Tudo, desde a busca pelas empresas que podem prestar esse tipo de serviço até a instalação em si.

Onde entra a gestão de contratos? 

Vitor Homem: A gestão de contratos está dentro dos processos, devendo ser uma ação continuada, que precisa ser mapeada, monitorada e melhorada. Aqui, adotamos o PDCA: planejar, fazer, checar e agir de novo.

Como funciona a gestão de contratos? 

Vitor Homem: A gestão de contrato envolve o gerenciamento de todas as variáveis envolvidas no documento. Começa com uma demanda, a contratação de um prestador de serviços, por exemplo. É preciso administrar e planejar, o que envolve análise financeira, análise de mercado, preparo de um caderno de encargos, confecção do contrato.

Fale mais sobre o caderno de encargos. 

Vitor Homem: Trata-se de um documento padronizado, que facilita a comunicação, aumenta a transparência, informa sobre possibilidade de não pagamento em caso de o serviço não ser realizado conforme acordado. Lá você descreve o que quer que o prestador faça. São orientações e referências que devem ser obedecidas na concepção e na execução da obra ou do serviço.

O que deve ser observado antes de contratar um serviço? 

Vitor Homem: É necessário fazer a análise documental do contratado: se tem empresa, se recolhe INSS, se cumpre com outras obrigações trabalhistas, se tem seguro… Além, claro, de procurar saber se trata-se de uma empresa idônea, se oferece capacidade profissional e técnica.

Quais são as preocupações durante a execução? 

Vitor Homem: É preciso conferir, acompanhar de perto e ter preocupações com a segurança do trabalho, o uso de equipamentos de proteção individuais. Por fim, vem a avaliação/aprovação, que traz tópicos como segurança, qualidade, atendimento, apresentação profissional, custo. Isso auxilia no caso de uma demanda posterior, ou seja, vale a pena contratar novamente aquele mesmo prestador de serviços? Por isso, a necessidade de não haver lacuna no processo que envolve contratado e contratante, desde o que deve constar no contrato até o acompanhamento do serviço.

Jurídico

Quais cláusulas são imprescindíveis em contratos redigidos no caso de pequenas reformas e serviços?

Flávio Almeida: Não há uma cláusula imprescindível para o contrato. É preciso observar as especificações do serviço/produto e fazer as cláusulas baseadas nelas, resguardando a devida prestação do serviço, assim como os direitos e deveres das partes envolvidas.

Qual é o meio de conseguirmos retirar certidões negativas dos prestadores de serviços?

Flávio Almeida: Com os dados da empresa, como CNPJ, é possível ter acesso, via site da Receita federal, à Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, ou Certidão de Regularidade Fiscal. A Certidão Negativa de Débito Estadual pode ser emitida pelo site da Secretaria de Estado da Fazenda. A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é emitida pelo site Tribunal Superior do Trabalho. Já a Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários é expedida pela prefeitura de cada município.

No caso de continuação do contrato, finda a primeira data, o que devemos fazer? Um adendo, um novo contrato ou não é necessário fazer nada?

Flávio Almeida: Aconselho às partes a renovarem o contrato, podendo ser o mesmo, reajustando apenas a data e, quem sabe, algum valor. Se for o caso, é possível acrescentar algo que ocorreu durante a execução da primeira parte, mas que não havia sido inclusa.

Em quais casos de pequenas reformas e/ou serviços deve-se redigir um contrato? Quem formula este contrato? O contratado ou o contratante?

Flávio Almeida: É sempre importante a formulação de contrato, devendo ser assinado por duas testemunhas, seja para uma reforma pequena ou grande. Só assim, principalmente o contratante, fica mais seguro de que o trabalho será realizado com qualidade. E, caso isso não ocorra, pode ser que não haja solução verbal. Nesse caso, pode ser necessário recorrer às vias judiciais. O contrato pode ser formulado por qualquer das partes, sendo que a parte contrária tem o direito e o dever de lê-lo antes de assinar. Se não estiver de acordo, negociá-lo até chegarem a um consenso para que ocorra a contratação.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 26