Especialista esclarece informações de como aplicar a LGPD nos condomínios

A Lei 13.709/18, popularmente conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), está em vigor desde 18 de setembro de 2020 e trouxe mudanças na forma como informações pessoais são gerenciadas pelas empresas públicas e privadas ou até mesmo por pessoa física. A finalidade da norma é dar mais transparência sobre quais dados foram coletados, como são armazenados e com qual finalidade. E isso impacta também os síndicos e administradoras de condomínios, que deverão se adequar às novas regras.

A partir de 1º de agosto deste ano, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), entidade responsável por fiscalizar o cumprimento da legislação, poderá aplicar sanções em quem não estiver em conformidade. Visando um melhor entendimento da Lei e o que fazer para se adequar, entrevistamos Rogério Brum, que é Consultor de Projetos e Especialista em Agilidade e Privacidade de Dados.

O que é a LGPD e como ela afeta os condomínios?

 É a Lei 13.709, sancionada no dia 14 de agosto de 2018, depois de anos de discussão no Legislativo. A General Data Protection Regulation (GDPR), norma vigente na Europa, serviu de inspiração para embasamento e criação da LGPD no Brasil. Vivemos um momento em que a quantidade de dados pessoais coletados, processados e armazenados vem crescendo a cada dia. O objetivo da Lei é regulamentar como essas informações são gerenciadas pelas empresas ou pessoa física, garantindo mais segurança aos cidadãos, impedindo o vazamento e preservando seu direito à privacidade. Ela veio para complementar o Marco Civil da internet.

A LGPD impacta os condomínios, pois eles manipulam dados pessoais dos proprietários ou inquilinos. Por exemplo, nome e endereço para envio de correspondência, números de telefone para contato, entre outros. O condomínio precisa exercer o papel de gerenciar isso de maneira adequada. Com a Lei, os dados pessoais devem, via de regra, ter o consentimento do seu titular e exclusivamente para a finalidade informada. O termo de consentimento é apenas uma das bases legais existentes. Existem ainda outras 9.

“A LGPD impacta os condomínios, pois eles manipulam dados pessoais dos proprietários ou inquilinos”

Como ficam os dados dos visitantes? Como fazer nos casos em que há funcionário próprio ou terceirizado na portaria?

O condomínio continuará colhendo dados de visitantes, mas apenas e tão somente aqueles estritamente necessários, sem ultrapassar o que é fundamental para a finalidade de sua administração e segurança. O visitante assina que está ciente de que a utilização se trata apenas para o fim informado. O síndico deve alinhar os procedimentos de segurança dos dados com a empresa responsável pela portaria e segurança ou porteiro próprio, que em razão de seus serviços utilizam os dados pessoais de visitantes.

Quais dados estão protegidos pela LGPD?

Qualquer dado que identifique ou torne identificável uma pessoa viva. Pode ser nome completo, CPF, RG, e-mail, telefone, endereço, imagens de câmeras de videomonitoramento, entre outros. Placas de carro são dados pessoais indiretos, aqueles onde não se consegue identificar uma pessoa natural diretamente sem o uso de informações adicionais. Mas, por exemplo, quando você a cruza com outros dados (placa + nome + unidade), torna a pessoa identificável. Por isso, exige o controle.

Também tem os Dados Sensíveis, que são aqueles relacionados à etnia, posição política, orientação sexual e dados de saúde. Esses exigem maior controle para que não haja nenhum vazamento. Na pandemia, por exemplo, a identidade de uma pessoa infectada pelo coronavírus é um Dado Sensível que não pode ser divulgado, uma vez que ela poderia ser exposta e sofrer preconceito.

Como os síndicos e administradoras de condomínios podem se adequar?

Antes pensar em se adequar é importante ter em mente papeis e responsabilidades. Temos o titular dos dados, o controlador (condomínio) e o operador (administradora). Há um terceiro papel, que é o DPO (Data Professional Officer) ou Encarregado de Proteção de Dados, o qual sugere-se que seja contratado como um “DPO As a Service”, uma espécie de consultoria especializada em adaptação.

Voltando à adequação, o primeiro passo é fazer um levantamento dos trâmites que usam dados pessoais dos usuários. Ou seja, pegar todos os contratos e verificar também no dia a dia quais informações são processadas na gestão do condomínio. Chamamos esta fase de Inventário de Dados, onde olhamos, no detalhe, o fluxo de dados. Com isto em mãos, sugere-se a Análise de Impacto de Proteção de Dados (AIPD) para estudar o risco das informações e buscar a melhor maneira de se adequar.

No geral, existe a necessidade de reformular documentos internos, autorizações e políticas que envolvam o tratamento de dados para adequação à Lei. Isso engloba os contratos com as administradoras e gestoras dos condomínios, contadores, empresas de monitoramento, conservação, prestação de serviços, entre outras. É fundamental verificar se a empresa contratada possui uma política de privacidade e regras de confidencialidade de acordo com a nova Lei.

E as empresas que prestam serviços para os condomínios?

Sugere-se que o síndico, junto a sua administradora, promova uma reunião de alinhamento com os prestadores de serviços, onde será explicado o impacto da LGPD e assim sejam feitas as adequações na documentação (contratos, formulários e etc.) de modo a preservar a privacidade do titular de dados.

É necessário incluir na convenção ou convocar uma assembleia?

Se o condomínio não tem uma convenção ainda, sugere-se que passe a ter. Isto ocorrendo, deixá-la em conformidade com a LGPD é primordial e recomendado. Isso fortalece, visto que nela estarão contidos todos os tópicos necessários, tais como a forma do gerenciamento de dados pessoais do condomínio, ações tomadas em caso de vazamento.

No entanto, tem custos ao condomínio, além de ser necessário o quórum de 2/3 dos condôminos que é difícil de se obter. Então, caso já exista a convenção e nela o tema não esteja abordado, o assunto LGPD pode ser formalizado via ata em assembleia. É importante lembrar que os dados só podem ser utilizados para a finalidade informada. Caso mude o propósito, será necessário fazer atualização e um novo termo.

Quem vai fiscalizar o cumprimento da Lei?

A ANPD é a responsável por fiscalizar e multar. Acredito que esse ano, a entidade terá um papel mais orientativo do que punitivo. O foco dos condomínios agora é buscar adequação o quanto antes. Isso deixa o processo de utilização dos dados mais transparente e seguro, além de valorizar o trabalho do síndico ou da administradora de condomínios, que estarão cumprindo uma Lei.

“O foco dos condomínios agora é buscar adequação o quanto antes”

Quais as sanções previstas para quem desobedecer?

Quem desobedecer pode receber as mais variadas sanções, levando em consideração a gravidade da infração e a lesão causada ao titular dos dados. Pode ser uma advertência e o estabelecimento de um prazo para que as medidas corretivas sejam adotadas pelo condomínio. Também é possível bloqueio ou eliminação dos dados pessoais relacionados à irregularidade, suspensão parcial do funcionamento do banco de dados, proibição parcial ou total da atividade de tratamento. As penalidades podem chegar a alcançar até R$ 50 milhões, dependendo do caso.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 45