Práticas para uma gestão condominial eficiente

Estar à frente da gestão de condomínios é um grande desafio. A missão de atingir a eficiência nesse processo é árdua e demanda liderança, visão administrativa e muito esforço. Dos três itens, a liderança se destaca, quando seu principal papel é identificar e satisfazer.

Contudo, como fazer isso? Quais práticas e ferramentas auxiliam um administrador ou síndico a ser bem sucedido em sua gestão?

O que é gestão condominial?

A gestão condominial é o sistema que alinha a administração eficiente de uma organização residencial. A ideia inicial faz parecer que a tarefa é simples, porém ao estudar esse processo, notamos que demanda  dedicação, seriedade, profissionalismo e visão estratégica.

Através de um análise, conseguimos identificar  as principais características que sustentam toda a estrutura da administração condominial, que são:

• Um administrador ou síndico capacitado para atuar de forma eficiente nos processos condominiais. Além disso, o profissional deve  estar frequentemente atualizado  com noções  da área e ter uma escuta ativa para com os  condôminos;
• Ter um grupo formado por subsíndicos, conselheiros e colaboradores atuam no suporte ao síndico ou administrador. Por intermédio deles, o gerenciamento se expande, atendendo a  detalhes que passariam despercebidos aos olhos de um profissional que atue sozinho;
• Implementar meios que facilitem a comunicação entre a gestão e os condôminos;
• Uma boa gestão financeira ajuda no controle das contas a pagar e receber, a inadimplência, as auditorias e o fluxo de caixa;
• Administração de processos, como: contratos, atas, cobranças, ações judiciais e impostos;
• Adotar ferramentas tecnológicas que automatizam e otimizam as demandas da gestão.

É fundamental a identificação das necessidades do condomínio, para então buscar meios de solucioná-las.

Ter uma boa organização

Ser um profissional organizado ajuda a se atentar aos detalhes, ao planejamento de metas e a traçar caminhos para conquistá-las. Às vezes, esse processo começa nas assembleias condominiais quando são feitas críticas e sugestões dos condôminos. A partir daí, o síndico consegue estabelecer o que fará parte do planejamento.

Saber diferenciar o que é grave, urgente ou tendencial ajuda no processo de estabelecer a ordem de relevância das metas.

Fazer a administração de colaboradores

Terceirizar alguns serviços pode trazer muitos benefícios, como a otimização do tempo do gestor condominial. Contudo, há locais específicos no condomínio que precisam ser administrados por colaboradores que atendam diretamente ao síndico.

É importante administrar de forma eficiente não só a parte burocrática, mas também a liderança de equipe. Assim, um bom líder precisa de:

• ter uma escuta ativa;
• ser claro ao delegar tarefas, fornecendo as informações e suporte necessário para o colaborador exercer seu papel;
• reconhecer o trabalho de sua equipe.

Para atender a  esses critérios, é necessário ter empatia para com seu time e visão boa empresarial.

Essas habilidades auxiliam o gestor a identificar os pontos positivos e negativos de cada colaborador de sua equipe. Isso possibilita a maximização de resultados e também minimiza os riscos de processos mal executados. Para isso, é importante que o síndico ou administrador se capacite em gestão de equipes.

Controle de finanças

É uma área vital para qualquer gestão condominial, visto que qualquer erro pode ser fatal para a gestão do síndico.

• Cálculo de arrecadação – é essencial para o planejamento financeiro estar a par de quanto de dinheiro entrou no caixa de seu condomínio;
• Inadimplência – ao calcular valores, é preciso levar em consideração o nível de inadimplência do condomínio, seja por aluguéis atrasados ou qualquer outro tipo de conta. Sempre haverá uma porcentagem de inadimplentes;
• Cálculo de gastos – estar a par de todas as despesas do condomínios, sejam estas  contas de luz, água, manutenção, salário de colabores e até possíveis problemas que possam acontecer;
• Reserva financeira – ter uma reserva de fundos é fundamental para lidar com as possíveis eventualidades que possam acontecer no condomínio.

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Estabelecer comunicação 

Manter uma boa comunicação não é uma tarefa fácil, principalmente em assembleias, quando muitos  querem apontar problemas, mas poucos estão dispostos a ouvir as soluções.

Contudo, com o auxílio da tecnologia é possível ampliar a comunicação entre síndico e condôminos para além das reuniões de condomínio. Assim, é possível identificar com mais facilidade os problemas e solucioná-los de maneira eficaz.

Muitas são as responsabilidades de um síndico ou administrador. Porém, vimos que é possível se organizar e adotar práticas que podem tornar atividades complexas em algo funcional. O síndico deve manter um olhar atento, uma escuta ativa e prestar o suporte necessário ao seu time e aos condôminos. Assim, todos favorecem e tornam o condomínio um ambiente agradável para se viver.

FONTE: Condo News