Administradora do Futuro: Os 12 mandamentos para se adequar às mudanças

ESCRITO POR: Odirley Rocha
Especialista em inovação e futuro condominial, formado em Eletrotécnica e Eletrônica, diretor de relacionamento do Porter Group

Com os avanços tecnológicos no setor e novas expectativas por parte dos moradores, a necessidade de adaptação para as administradoras de condomínio só cresce. 

E à medida que o ano de 2030 se aproxima, elas precisam lidar com um cenário onde mudanças são cada vez mais constantes. 

Após a pandemia de COVID-19, o consumidor em geral tornou-se mais imediatista e os mercados o acompanharam.

Isso aumentou ainda mais o nível de exigência e impactou, inclusive, o mercado condominial. 

É por isso que você precisa se atentar aos acontecimentos dentro e fora das administradoras de condomínio.

Para navegar por esse futuro incerto, você precisa adotar uma estratégia em especial que não apenas garantirá sua sobrevivência, mas também promoverá seu crescimento: a inovação. 

Eu sou Odirley Rocha, Especialista em Inovação e Futuro Condominial, e o que vou compartilhar a seguir é o que penso ser fundamental para que sua administradora de condomínios esteja preparada para o que está por vir.

Os 12 mandamentos da Administradora de Condomínios do Futuro

• Fuja do “aqui sempre foi assim.” 

Você, que é gestor de uma administradora de condomínios, precisa entender que para muitas delas, frases como “aqui sempre foi assim” e “isso não vai pegar por aqui” são crenças já consolidadas.

Mas você lembra das reações quando as assembleias passaram a acontecer de maneira virtual? Não foi “estranho”? 

O mesmo aconteceu com a chegada dos mercadinhos, com a Portaria Remota e, mais recentemente, com a IA.

Esses são pontos de virada e quase sempre as empresas que lideram seus mercados – ou passam a liderar – são as que acreditaram primeiro e trouxeram para a sua região. 

• Saia já do operacional!

Imagine quantos donos de administradoras de condomínios ainda perdem tempo imprimindo boletos ou lançando contas… 

“Ah, Odirley. Mas eu ainda sou pequeno…”, você pode pensar. Eu entendo, mas reserve ao menos 2 horas do seu dia para focar no estratégico e veja a mágica acontecer.

Dia após dia isso se tornará rotina e, quando perceber, terá crescido tanto que precisará dedicar-se cada vez mais nesse ponto e nem terá tempo para demandas operacionais. 

Então, construa um time operacional qualificado e foque nas estratégias que farão sua administradora de condomínios crescer.

Afinal, o famoso pensamento atribuído ao grande Abraham Lincoln é uma verdade: “Das oito horas dedicadas para cortar uma árvore, passe seis afiando o machado.”

• Busque parcerias estratégicas.

Em um ecossistema abrangente como um condomínio, administradoras precisam conhecer e oferecer soluções que complementem seus serviços. 

Não é sobre oferecer todo tipo de serviço na sua empresa, mas sim ter os melhores de cada área ao seu lado. 

Você precisa ter a certeza de que, quando um síndico precisar de qualquer serviço, você terá uma parceria para indicar.

E chega daquele mi-mi-mi de não indicar para não pensarem que você lucra em cima da indicação. Se você é assim, pare com isso! 

Você precisa, sim, ter os melhores ao seu lado. Caso contrário, seu concorrente terá e oferecerá uma solução completa. E você não. 

• A roda já foi inventada, aproveite!

Se você é uma administradora de 60 condominios e não consegue resolver um problema que considera gigante, por que quebrar a cabeça?. 

Já parou para pensar que existem administradoras com 100, 200 e até mais de 1000 condomínios? Com certeza eles já superaram desafios que hoje lhe assombram. 

Bora buscar com eles esse conhecimento? Saia da sua cidade e visite estes aliados de mercado. Esse tipo de investimento lhe economizará muito tempo e dinheiro lá na frente.

• Seu cliente é SEU CLIENTE!

Você e sua equipe lutaram muito para ter os condomínios que têm hoje na carteira da sua administradora de condomínios.

Portanto, zele por eles e faça com que os moradores sempre lembrem de você, seja ao pedir uma 2ª via de boleto ou na reserva do salão de festas.

Para isso, o aplicativo de gestão do condomínio tem que ter a sua marca. 

Esse ponto não pode ser terceirizado, precisa ser a sua logo, suas cores e sua identidade.

• O gerente de contas do futuro é um consultor condominial

É comum encontrar gerentes de contas que trabalham de maneira reativa por estarem atolados até o pescoço no operacional. 

Dessa forma é impossível ter tempo para uma reunião de alinhamento proveitosa com um síndico, por exemplo. 

Isso vai mudar – e já está mudando! 

No cenário atual, o gerente da administradora precisa fazer pelo menos uma reunião mensal com o síndico para apresentar o que foi planejado, o que foi executado e os os ajustes para o mês seguinte. 

Muitos estão lendo e pensando: “que sonho, Odirley!”. Mas isso não é sonho, é realidade e necessário para que você se destaque.

• A inteligência Artificial é sua nova funcionária

Está cada vez mais claro o quanto a IA chegou para ajudar em tudo nas nossas vidas. 

Com ela, é possível:

• criar atas de assembleia em segundos;
• Comunicar-se como se fosse o próprio Walt Disney;
• Criar apresentações de alto impacto;
• Realizar 500 pagamentos em um clique ou organizar e lançar contas no software da sua administradora! 

Sendo claro, ou você contrata essa funcionária – de graça! – ou você ficará fora do jogo.

• Eduque o síndico morador.

A administradora de condomínios precisa educar síndicos moradores.

É preciso fornecer conhecimento, muni-los com conteúdos, criar cursos e fazer com que eles entendam suas responsabilidades. 

Hoje existem plataformas de cursos online que permitem personalizar a interface com a cara da sua administradora – lembre-se que eles são seus clientes!

Assim, você pode promover aulas regionais na plataforma em seu nome com os principais professores do país para o síndico assistir.

O que você ganha com isso? Muito. 

Um exemplo é a diminuição das dúvidas que chegam até você uma vez que o síndico tem onde buscar esse conhecimento.

• Abra contas digitais para todos os seus condomínios – ou você vai morrer. 

Ha! É verdade! O ganho de produtividade é muito alto com as contas digitais. 

Para entender melhor, olhe para a década de 80. Se você quisesse enviar um comunicado para um condomínio, um funcionário teria que datilografá-lo. Se ele errasse algo, precisaria recomeçar do zero.

E mesmo que tudo ocorresse bem, você precisaria esperar que o mensageiro fosse buscar o documento, depois levá-lo ao condomínio e entregá-lo em mãos ao responsável.

O que levava horas – ou dias -, hoje é feito num clique via WhatsApp ou email.

É, e tem gente que continua aprisionado à uma conta convencional. Se for o seu caso, cuidado para não ser tarde demais quando você acordar.

•  Faça parte da profissionalização do mercado

A administradora do futuro tem um setor na empresa de consultoria para o síndico morador. É isso mesmo que você leu. 

Hoje temos milhares de condomínios no país com síndicos moradores que estão há anos no cargo, mas nem sempre têm o conhecimento necessário para acompanhar as mudanças que têm acontecido. 

A partir de agora, a administradora de condomínios terá um papel fundamental com o surgimento desse novo setor, que dará todo o apoio a nível de consultoria – e cobrará por este serviço à parte.

• Prepare-se para romper barreiras geográficas  

Venho observando um movimento e creio que muito em breve a administradora do futuro expandirá sua atuação para outras cidades, licenciando síndicos profissionais como parceiros regionais. 

Mas é claro, a administradora que estará pronta para isso é a que fez todo o dever de casa no que diz respeito à sua digitalização.

• A administradora do futuro tem uma vertical Imobiliaria  

Com a chegada dos condomínios taxa zero e mistos, nasce uma nova oportunidade de negócio para a administradora do futuro. 

Isso porque muitos desses empreendimentos que possuem salas comerciais no térreo têm sido entregues com sua propriedade atreladas ao CNPJ do condomínio residencial. 

E quem você acha que irá administrar essas 15, 20 ou até mais salas comerciais? O síndico? 

Eu creio que não. Então coloque essa oportunidade no radar, porque esse é um movimento em expansão.

Administradora de condomínios, prepare-se para o futuro!

Tudo o que foi discutido aqui vem de muita pesquisa e observação tanto em viagens por todo o país quanto das tendências vistas no exterior.

São insights percebidos muitas vezes em outros segmentos e mudanças comportamentais da humanidade que refletem em todos os mercados, adaptados ao nosso. 

Para finalizar, aqui fica a minha reflexão: tudo é inovação, mas nem tudo é tecnologia. Às vezes você só precisa de ação, dar o próximo passo. 

E o primeiro é sair do seu quadrado, fazer dar certo na sua administradora de condomínios e mostrar que a sua cidade precisa de uma administradora do futuro que faça a diferença.

Espero que você tenha gostado. Para críticas ou quaisquer trocas, segue o meu instagram: @odirley.rocha. 

Estou sempre à disposição.