A contabilidade dos condomínios depois do eSocial e da reforma trabalhista

Nos últimos anos, mudanças alteraram de forma significativa tanto as relações de trabalho como a forma de comunicar as informações relativas aos trabalhadores. Diante desse cenário, síndicos e administradoras precisam ficar atentos às mudanças para evitarem problemas maiores, como multas. A fim de buscar respostas que pudessem enriquecer o conhecimento em relação a esses termos, a revista O Síndico entrevista, nesta edição, o diretor da Prime Consultoria & Contabilidade, Lindomar Oliveira.

Inicialmente, gostaria que você avaliasse a importância da contabilidade para o condomínio.

Cabe ressaltar, inicialmente, que não há, nas normas contábeis, nada que determine que os condomínios sejam obrigados a contratar um contador ou empresa de contabilidade. Porém, de acordo com o Código Civil, compete aos síndicos, entre outras obrigações, representar o condomínio ativa e passivamente, prestar contas à assembleia anualmente e elaborar o orçamento das receitas e despesas. Quando falamos que o síndico deve representar o condomínio ativa e passivamente, entendemos que ele deve ter informações para apresentar demonstrativos, como a situação patrimonial do condomínio, contas a pagar, contas a receber, valores que o condomínio tem no seu imobilizado, o que tem na sua reserva para contingência. O síndico só teria relatórios mais elaborados com a ajuda do profissional da contabilidade. A contabilidade é uma ferramenta imprescindível para que o síndico consiga, através dos relatórios contábeis, demonstrar a real situação do condomínio. A princípio, entendemos que essa importância também se estende para as empresas administradoras, visto que elas não fazem contabilidade. O relatório das administradoras é composto por contas a pagar, contas a receber e o saldo. Além dos relatórios imprescindíveis para a prestação de contas, com o advento do eSocial e da reforma trabalhista, a contratação de um contador ou empresa de contabilidade torna-se de suma importância para síndicos e administradoras.

O que o eSocial trouxe de mudança para os condomínios?

Primeiramente, impactou a contratação de funcionários. Também proporcionou alterações cadastrais e contratuais, bem como nos exames médicos periódicos e nas comunicações de acidente de trabalho. No caso da contratação de funcionários, não se pode mais fazer admissão anterior ou posterior à data do exame médico. Quando o funcionário faz o exame médico, a empresa de medicina do trabalho comunica, no eSocial, que aquele funcionário realizou o exame admissional, demissional, de mudança de função ou de retorno ao trabalho. Assim, não há possibilidade de fazer contratação com data diferente da que foi realizado o exame médico. Se o condomínio faz contratação fora da data do exame, ele está sujeito à multa. Em relação às alterações cadastrais e contratuais, que é o segundo ponto que mais gera problema no eSocial, toda vez que houver uma mudança no cadastro do empregador ou qualquer alteração contratual, isso tem que ser informado no eSocial. Se não for informado, o empregador também está sujeito às penalidades previstas em lei.

E como ficam os exames e as Comunicações de Acidentes de Trabalho, as CATs?

A questão dos exames períodos está na mesma situação. A empresa, de acordo com a sua atividade, pode ter exames semestrais ou anuais. Se ela deixar de fazer os exames, de acordo com a sua natureza jurídica e a sua atividade, o próprio eSocial já vai ser um instrumento capaz de identificar que houve falta de realização deles. No caso de acidentes de trabalho e necessidade de afastamento do trabalhador, toda empresa ou condomínio tem que emitir a CAT [Comunicação de Acidente de Trabalho]. Então, esse documento deve ser feito com o prazo de, no máximo, até um dia útil a contar da data do acidente. No caso de falecimento, a comunicação deverá ser feita imediatamente. Resumindo, tudo isso deverá ser informado no eSocial. Então, o eSocial passou a ser um fiscal das operações da empresa ou condomínio.

Todas essas novidades exigem uma agilidade maior por parte dos condomínios e administradoras?

Por isso que colocamos que o profissional de contabilidade passa a ser ainda mais importante nessa relação. Os escritórios de contabilidade ou os profissionais autônomos possuem sistemas de gestão de pessoal nos quais essas informações são controladas. Entendemos que as administradoras e os síndicos, sem a ajuda de um profissional de contabilidade, vão ter muita dificuldade para fazer com que o eSocial funcione adequadamente.

E quanto às mudanças proporcionadas pela reforma trabalhista?

A reforma trabalhista é uma questão ainda mais técnica e que depende de adequação. Os condomínios que contratam diretamente os seus funcionários, aqueles que não terceirizam por meio de conservadoras, devem estar muito atentos às mudanças que a reforma trouxe. No caso de autônomo, existem várias formas de contratação. Se essa contração não estiver dentro da legislação, que a reforma flexibilizou, o condomínio pode vir a ter problemas com a fiscalização. Foram inúmeras mudanças, além da contratação de autônomo, também parcelamento de férias, negociação dos termos de rescisão, jornada de trabalho 12×36, descanso, horário de almoço e banco de horas e a situação em caso de gravidez.

Poderia explicar o que mudou em cada um desses pontos?

No caso da contratação de autônomo, ela ficou mais flexível. O condomínio pode fazer a contratação diretamente com o profissional, independentemente da área, que trabalhará sem vínculo empregatício. Não há a necessidade da interveniência de uma conservadora, por exemplo. O condomínio pode contratar diretamente com o próprio profissional, desde que obedeça às exigências legais, como o recolhimento previdenciário. Outro pondo a ser destacado é o parcelamento das férias, o que não era admitido. Com a reforma trabalhista, as férias podem ser divididas em até três partes, sendo obrigatório que uma delas seja de, no mínimo, 14 dias. Antes da reforma, isso era vedado. O entendimento era que o fracionamento não atendia ao objetivo de descanso. A reforma trabalhista resolveu esse problema. Em relação à negociação dos termos de rescisão, antes da reforma não havia possibilidade de acordo entre empregado e empregador. A reforma trouxe essa possibilidade. Nesse acordo, o empregador tem que pagar, pelo menos, 50% do aviso prévio e da multa rescisória. Já o empregado receberá 80% do saldo do fundo de garantia e 20% permanecerá depositado na conta. Com relação à jornada 12×36, foi um avanço, pois zeladores, porteiros e faxineiros, por exemplo, poderão trabalhar nessa jornada, desde que totalizem 44 horas semanais ou, no caso de horas extras, 48 semanais. Com relação a descanso, horário de almoço e banco de horas, a reforma trouxe mudanças bastante significativas. O funcionário e o condomínio podem chegar a um acordo ao negociar horário de almoço de 30 minutos, por exemplo. Antes da reforma, era vedado horário para alimentação menor que uma hora. Mas todas essas adequações têm que observar a legislação pertinente. No caso das mulheres grávidas ou lactantes, anteriormente era proibido que elas trabalhassem em locais insalubres. A reforma trouxe a possibilidade de permissão para que trabalhem em local insalubre desde que resta comprovado que elas não correm risco, nem para elas próprias nem para seus filhos. São essas as mudanças mais impactantes em relação à reforma trabalhista.

Qual o conselho que você daria para síndicos e administradoras em relação à contabilidade dos condomínios?

No meu entendimento, diante das exigências que os condomínios têm hoje, com as mudanças que o eSocial e a reforma trabalhista trouxeram, a presença de um profissional de contabilidade atuando junto ao condomínio e à administradora se torna cada vez mais importante. O volume de informações, de obrigações está aumentando cada vez mais. Observamos que, sem um sistema, sem uma equipe bem treinada, sem um profissional atualizado, os problemas que podem ocorrer para os condomínios são cada vez maiores.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 33