Mantenha atualizado o cadastro de moradores e evite dores de cabeça

Um banco de dados cadastrais de moradores bem feito e atualizado é sinal de que este condomínio tem uma gestão bem organizada. Você se vê nessa afirmação?

O número de empreendimentos nos grandes centros urbanos só tem aumentado nos últimos anos e com metragens cada vez maiores. São centenas de pessoas entrando e saindo diariamente, colaboradores em números cada vez maiores, isso sem falar nos visitantes e prestadores de serviços, como diaristas, por exemplo.

Mas, por quais motivos devemos ter um banco de dados dos moradores, e quais são esses dados?

Antes de darmos os motivos é importante dizer que não há uma obrigatoriedade de cadastro prevista no Novo Código Civil, mas a grande maioria dos condomínios estabelecem essa regra em seu Regimento Interno. Os dados devem ser apenas os necessários para garantir a segurança do condomínio e do condômino, respeitando seu direito à privacidade. Então, nada de pedir dados que possam constranger o morador de alguma forma ou fazê-lo sentir-se invadido ou ainda julgado. Podemos considerar como dados necessários: nome, telefone, telefone de um parente ou amigo para emergências, e-mail e um documento.

Motivos para se manter o cadastro de moradores organizado e atualizado

Comunicação: imagina que a piscina do seu condomínio irá passar por uma reforma e ficará fechada durante uma semana em plena as férias de verão. Isso com certeza irá gerar muitas dúvidas, palpites e até mesmo imprevistos caso algum morador desconheça essa informação, ou seja, você síndico deve garantir que todas as unidades sejam comunicadas da reforma e das restrições. É ai que entra o seu banco de dados. Com um mailing atualizado dos moradores, por exemplo, você pode passar essa informação por e-mail em apenas alguns minutos, estabelecendo assim um meio de comunicação para se tratar deste assunto. Agora, imagina ter que passar essa informação de porta em porta: desnecessário, não é mesmo?

Segurança: o roubo a prédios residenciais é uma prática que infelizmente vem crescendo nas capitais pelo país. No último mês de maio, integrantes de uma quadrilha especializada no roubo de casas e apartamentos na cidade de São Paulo foram presos. Segundo o portal de notícias G1, a polícia estima que nos últimos dois anos os ladrões invadiram mais de 100 residências na capital. Este cadastro pode auxiliar no controle do acesso de não moradores ao seu condomínio. Por meio dele é possível entrar em contato diretamente com o responsável pela unidade e verificar a solicitação de um serviço ou ainda a liberação ou não de uma visita, por exemplo.

Administração: com esses dados em mãos, questões administrativas ganham tempo e evitam dores de cabeça. Comunicados, cobranças e até mesmo multas podem ser encaminhadas diretamente para o meio indicado pelo morador, não dá para dizer que tá difícil encontrar esse ou aquele proprietário tendo em mãos dados fornecidos pelo próprio.

Recebidos: nessa pandemia, vimos um aumento expressivo da compra de produtos ou ainda da utilização de serviços online. Com um cadastro atualizado, o recebimento de uma mercadoria pela portaria fica muito mais ágil, além de evitar que se estabeleça ali depósito de materiais não retirados pois, assim que chega um recebido, o colaborador pode informar diretamente a unidade e solicitar a retirada do produto, dentro do período estabelecido no Regimento interno.

Viu como é importante ter e manter um cadastro de moradores atualizado? Caso o seu condomínio ainda não possua esse hábito, entre em contato com empresas de tecnologia que oferecem esse tipo de serviço e avalie as melhores condições para a sua implantação. Agora se o seu condomínio já o possuí, verifique quando foi a última atualização do mesmo e o mantenha sempre atualizado.

FONTE: Sindicoonline