Tudo que você precisa saber sobre prestação de contas

29 jun | 5 minutos de leitura
Todas as movimentações financeiras realizadas devem constar da prestação de contas

VENÇA AS DIFICULDADES NA HORA DE PRESTAR CONTAS NO CONDOMÍNIO


Embora seja algo que faça parte da gestão de todo e qualquer condomínio, é comum encontrar síndicos, administradores e condôminos com dúvidas sobre a prestação de contas. A fim de auxiliar o trabalho, a revista O Síndico traz informações importantes sobre o tema, com intenção de facilitar este trabalho e garantir uma gestão transparente e que gera credibilidade entre a comunidade condominial.

O dever que o síndico tem de prestar contas de sua gestão financeira à assembleia, anualmente, está previsto no inciso VIII do Código Civil, em seu artigo 1.348. O dispositivo aponta, ainda, que, caso a prestação seja solicitada pelos condôminos, o síndico deve fazê-la. Hoje, com modernos recursos tecnológicos, esta apresentação vem se tornando cada vez mais acessível, e disponível online para todo morador.

O QUE DEVE CONSTAR NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Na prestação de contas do condomínio, o síndico deve apresentar todas as movimentações financeiras realizadas durante um determinado período, acompanhado de documentos comprobatórios, como extratos, notas fiscais, contratos, comprovantes de pagamento, entre outros.

ORGANIZAÇÃO É FUNDAMENTAL!

Uma gestão organizada é a grande aliada dos síndicos e administradoras. Manter tudo organizado, por meio de relatórios (sempre acompanhados dos devidos comprovantes) traz segurança, facilidade e possibilita a transparência. Confira os itens essenciais que devem ser apresentados.

“Uma gestão organizada é a grande aliada dos síndicos e administradoras”

Relatório do orçamento: orçamento aprovado em assembleia para o próximo período, acompanhado da ata de assembleia que aprovou os valores.

• Relatório de receitas: Este relatório deve ser separado no que tange às receitas provenientes dos condôminos em dia com as suas obrigações e os que estão em atraso com o condomínio. Na última situação, podem ser demonstrados os valores dos acréscimos de multas, juros e correções na taxa condominial dos inadimplentes. As receitas de fundos de reserva e taxa extra devem vir identificadas separadamente. Outra renda possível é a de locação dos espaços compartilhados do edifício.

Relatório de despesas: Esse documento é dividido em duas partes: despesas ordinárias (contas de água, gás e energia, pagamentos de administradora, pagamento de funcionários incluindo salários, encargos e benefícios, seguro, produtos e serviços de limpeza, de manutenção e conservação do edifício) e despesas extraordinárias (compra de produtos e serviços de melhoramento, benfeitorias, instalação de equipamentos, fundo de reserva, indenizações trabalhistas), com respectivos comprovantes. Nesse item, pode-se agregar um relatório comparativo entre as despesas orçadas x realizadas.

Balancete: Demonstra resumidamente os gastos e receitas do condomínio, além do extrato bancário com saldo inicial e final do mês. Este documento pode ser usado mensalmente para prestação de contas aos condôminos.

• Inadimplência: Apresenta indicadores relevantes sobre o tema, como percentual, valores pendentes e medidas tomadas para cobrança administrativa ou judicial.

É importante que o síndico tenha conhecimento de leis e normas para evitar problemas na hora de prestar contas

QUAIS SÃO OS ERROS MAIS COMUNS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS?

Um deles é o síndico imaginar que o envio dos balancetes aos condôminos dispensa a apresentação da prestação de contas anualmente, em assembleia geral ordinária, que é obrigatória por lei.

Outro erro é deixar para efetuar a prestação apenas na assembleia de prestação de contas. Cabe ao síndico deixar o material arquivado de forma organizada e acessível aos condôminos, ao longo do período, a fim de evitar tumulto no dia da assembleia de prestação de contas.

GESTÃO ORGANIZADA E CONHECIMENTO

Uma gestão organizada é uma grande aliada do síndico, afinal, permite que ele lide com o tempo de maneira otimizada. Para tanto, o uso de tecnologia que auxilie na metodologia de trabalho é importante.

Além disso, é interessante que o síndico tenha conhecimento quanto às leis e normas para evitar problemas na hora de prestar contas. Conhecimento contábil, tributário e trabalhista são bem-vindos, assim como de informática.

BOAS PRÁTICAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS

Prepare-se. O síndico pode anotar e organizar informações importantes para consultá-las e responder quando alguém fizer uma pergunta. Durante a reunião condominial, é muito importante esclarecer as dúvidas dos condôminos e moradores presentes. Não podemos esquecer de que na assembleia de prestação de contas o ideal é que o conselho fiscal já tenha dado seu parecer.

Tenha uma auditoria. Uma auditoria realizada por profissionais especializados, a fim de verificar as contas e emitir relatórios periódicos (que devem apontar problemas e potenciais riscos financeiros) é também uma boa aliada. A prática garante a transparência e credibilidade, além de afastar a possibilidade de julgamentos e boatos sobre o síndico pelos condôminos, tendo em vista um parecer independente e imparcial.

Monte um material de apoio. A demonstração financeira contém diversas informações complexas, o que pode fazer com que os moradores se percam. Desse modo, crie uma apresentação onde constem itens como programações de despesas, por exemplo. Lembrando que o uso de gráficos torna as apresentações mais atrativas.

Incorpore o balancete no boleto. Uma maneira de tornar transparente a prestação de contas do condomínio é mostrar o balancete mensal nos boletos enviados aos condôminos. Isso é eficaz para a prestação de contas e possibilita o acompanhamento por parte dos moradores. Disponibilizar estas informações em aplicativos acessados pela internet é um recurso melhor ainda. Hoje em dia já é possível ter acesso às contas em tempo real.

Faça cotações e orçamentos. O síndico deve sempre realizar cotação para compra de produtos e contratação de serviços para o condomínio. Isso é uma prática de boa gestão, e quando isso não acontece, pode gerar desconfiança.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 54


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