Transição de síndico: Promovendo a transparência

ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

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Ao longo de nossa experiência profissional, observamos um momento chave e que por vezes não é tratado com a devida atenção, que é a troca de comando da gestão condominial. A transição de síndico é um delicado balé de responsabilidades legais, expectativas dos moradores e desafios administrativos, onde a transparência é a luz que guia o caminho.

Imagine-se em uma assembleia, onde os murmúrios ecoam pelas paredes enquanto os moradores debatem as questões do condomínio. Neste momento, a comunicação transparente é a essência que mantém a ordem e a harmonia. Mas, cuidado, pois em meio aos votos e candidaturas, o risco de conflitos paira no ar como uma sombra indesejada.

A legalidade é o alicerce sobre o qual repousa toda a estrutura. Desde a convocação da assembleia até a formalização da transição, cada passo deve ser cuidadosamente planejado e executado dentro dos limites estabelecidos pela legislação, pela convenção e pelo regimento interno do condomínio.

No entanto, uma transição conflituosa pode transformar esse cenário de harmonia em um campo de batalha, onde as relações interpessoais se desgastam, as operações se deterioram e a paz se torna uma lembrança distante.

Tudo começa na parte legal da transição de síndico em um condomínio, ponto inicial crucial e de extrema importância para garantir que o processo ocorra dentro dos parâmetros.

Aqui estão algumas considerações importantes:

1. Convenção e Regimento Interno:

O regimento interno e a convenção do condomínio são documentos essenciais que estabelecem as regras e procedimentos a serem seguidos durante a transição de síndico. Eles podem conter disposições específicas sobre eleições, transferência de poderes, responsabilidades do síndico e demais questões relacionadas à gestão do condomínio.

2. Assembleia Geral:

A eleição do síndico é realizada durante uma assembleia geral de condomínio, onde os moradores têm a oportunidade de votar no candidato de sua preferência. É fundamental que o processo eleitoral seja conduzido de acordo com as regras estabelecidas na convenção e no regimento interno, de maneira transparente e imparcial.  Isso inclui a verificação da elegibilidade dos candidatos, bem como a verificação de habilitação dos condôminos votantes, a contagem dos votos de forma clara e a proclamação do resultado de maneira pública garantindo assim sua legalidade e legitimidade.

3. Formalização da Transição:

Após a eleição, é fundamental formalizar a transição de síndico por meio da elaboração de uma ata de assembleia que registre todos os detalhes do processo eleitoral, incluindo a lista de candidatos, os votos recebidos por cada um deles e o resultado final. Essa ata deve ser assinada pelos presentes na assembleia e arquivada de acordo com as exigências legais.

4. Transferência de Documentação:

O síndico em exercício tem a responsabilidade legal de fornecer ao novo síndico toda a documentação necessária para o exercício do cargo. Isso inclui contratos, registros financeiros, atas de assembleias, apólices de seguro, senhas, arquivos digitais, entre outros documentos relevantes para a gestão do condomínio.

Ponto importante, a falta de transparência ou omissão na transferência de documentação pode acarretar em responsabilidades legais para o síndico em exercício.

5. Responsabilidades Legais do Síndico:

É importante destacar que o síndico é uma figura legalmente responsável pela administração do condomínio. Portanto, durante a transição, tanto o síndico em exercício quanto o novo síndico devem estar cientes das responsabilidades legais envolvidas no cargo.

Isso inclui o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, a manutenção da segurança e da ordem no condomínio, e o respeito às normas estabelecidas na legislação vigente.

Cumprir esses aspectos legais é fundamental para garantir uma transição suave e dentro da legalidade.

Um dos pontos que percebemos no dia a dia e que entendemos merecer destaque é a transferência da documentação financeira do Condomínio à nova gestão.

Após a eleição, o síndico em exercício deve garantir a transferência de toda a documentação relevante para o novo síndico eleito.

Durante a transição, é importante manter total transparência na gestão financeira do condomínio. Disponibilizando informações sobre contratos, registros financeiros; atas de assembleias; orçamento, este geralmente elaborado pelo síndico que está deixando a gestão; as receitas; despesas; reservas financeiras; processos em curso; inadimplência; controle dos bens imobilizados; situação fiscal e quaisquer outros aspectos relevantes das finanças condominiais.

Isso, sem dúvida, ajuda a evitar suspeitas de má administração e conflitos relacionados a questões financeiras.

Entendemos que o síndico em exercício deve oferecer orientação e apoio ao novo síndico durante o processo de transição. Isso pode incluir a apresentação dos fornecedores e prestadores de serviços do condomínio, informações sobre questões específicas do prédio e orientações sobre como lidar com situações comuns do dia a dia. Quanto mais preparado estiver o novo síndico, mais suave será o processo de transição.

Ao assumir o cargo, o novo síndico deve se comprometer a manter a transparência em sua gestão. Isso inclui a prestação de contas regular aos moradores, a divulgação de informações relevantes sobre as finanças e as decisões administrativas do condomínio, e a promoção de uma comunicação aberta e transparente com todos os envolvidos.

Após a transição, é importante realizar uma avaliação contínua do desempenho do novo síndico e do funcionamento do condomínio. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, reuniões periódicas com os moradores e análise dos resultados financeiros e operacionais do condomínio. A transparência na avaliação ajuda a identificar áreas de melhoria e a promover um ambiente de confiança e colaboração entre todos os envolvidos.

Entendemos que esse é o mundo ideal e que muitas vezes esse processo é realizado de forma conflituosa, o que é ruim para todos.

Evitar uma transição conflituosa durante a troca de síndico em um condomínio é fundamental para manter a harmonia entre os moradores e garantir a continuidade das operações de forma eficiente.

Em caso de surgimento de conflitos durante a transição, busque resolver as divergências de forma diplomática e colaborativa. Promova o diálogo entre as partes envolvidas e busque encontrar soluções que atendam aos interesses de todos. A mediação por parte do síndico em exercício ou de um profissional especializado pode ser útil para evitar que os conflitos se agravem.

Uma transição conflituosa de síndico em um condomínio pode acarretar uma série de problemas e riscos que afetam diretamente a convivência dos moradores e a eficiência da gestão condominial, que passam pelo desgaste nas relações interpessoais entre moradores, funcionários, membros da administração do condomínio e os próprios síndicos, criando um ambiente de hostilidade e desconfiança, prejudicando a convivência e dificultando futuras colaborações.

Em meio a um ambiente conflituoso, os síndicos podem ser pressionados a tomar decisões precipitadas ou arbitrárias, sem considerar adequadamente todas as implicações e alternativas disponíveis. Isso pode levar a escolhas inadequadas que resultam em prejuízos financeiros ou insatisfação dos moradores.

Conflitos não resolvidos durante a transição podem levar à judicialização de questões relacionadas à gestão do condomínio, principalmente quanto a parte financeira, risco esse que consideramos ser bastante minimizados quando o condomínio conta com uma auditoria preventiva mensal, pois esta atua de forma independente, tendo, portanto, uma visão imparcial de toda gestão financeira, trabalhista e fiscal.

Sempre é importante lembrar que um ambiente de conflito constante pode afetar negativamente a imagem e a reputação do condomínio, afinal vizinhos se comunicam, o que pode resultar em uma queda na valorização dos imóveis.

Moradores em potencial podem ser desencorajados a comprar ou alugar unidades no condomínio devido à sua reputação negativa.

Em resumo, uma transição conflituosa representa diversos riscos que podem comprometer a convivência dos moradores, a eficiência da gestão condominial e a valorização do patrimônio imobiliário. Portanto, é fundamental adotar medidas para evitar ou resolver conflitos de forma pacífica e colaborativa, visando sempre o bem-estar e o interesse coletivo dos moradores.