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Seu condomínio já aderiu ao Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET)?

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ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

foto de perfil do Editor Sérgio Paulo da Silva | Síndico JF

Para garantir a conformidade legal da relação empregado x empregador, o Governo Federal estabeleceu a obrigatoriedade de cadastro no Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET), um sistema que facilita a comunicação de notificações e intimações trabalhistas.

O DET – Domicílio Eletrônico Trabalhista: Canal de Comunicação entre Inspeção Trabalhista e Empregadores

O Domicílio Eletrônico Trabalhista (DET) é uma ferramenta crucial para a comunicação direta e eficiente entre o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e os empregadores. Foi instituído pelo Artigo 628-A da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), regulamentado pelo Decreto 10.854/2021, e passou por atualizações importantes com o Decreto 11.905/2024.

O DET tem como principal objetivo ampliar a transparência e aumentar a eficiência na relação entre o MTE e os empregadores, permitindo que a comunicação com os Auditores Fiscais do Trabalho ocorra de forma rápida e segura. E para isso, todas as entidades com CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica), bem como empregadores pessoa física, estão obrigadas a manter seu cadastro atualizado no portal, garantindo que recebam comunicações oficiais dos órgãos de fiscalização e inspeção do trabalho e possam atender às notificações.

 

O Funcionamento do DET

O primeiro contato enviado pelo portal geralmente consiste em uma mensagem de boas-vindas, confirmação da palavra-chave cadastrada, e uma breve apresentação das funcionalidades do sistema. Este contato inicial também informa que é possível outorgar procurações para que terceiros possam acessar e acompanhar as comunicações feitas no portal em nome do empregador.

  • No portal DET, os usuários podem realizar diversas ações, como:
  • Acessar dados cadastrais da empresa ou empregador;
  • Outorgar e verificar procurações para terceiros;
  • Acompanhar mensagens na Caixa Postal do portal;
  • Acessar o módulo de notificações, onde podem ser enviados documentos solicitados pela inspeção do trabalho.
  • Módulo de Notificações

Módulo de Notificações

Através do módulo de notificações, os empregadores podem enviar documentos eletronicamente, quando solicitados pelos Auditores Fiscais do Trabalho. Embora a expectativa seja de utilizar este módulo, sem muita frequência, ele garante rapidez e eficiência, evita deslocamentos e permite que o processo de fiscalização seja realizado de forma ágil e com menos interferências nas atividades do empregador, sendo uma plataforma segura para a troca de informações e o envio de documentos.

O E-LIT: Livro de Inspeção do Trabalho Eletrônico

Inspeção do Trabalho Eletrônico). Essa funcionalidade elimina a necessidade de visitas dos fiscais do trabalho aos estabelecimentos, tornando a fiscalização e inspeção das práticas trabalhistas mais ágil, sendo mais uma ferramenta que reforça o compromisso com a transparência e a eficiência na fiscalização.

Atenção Redobrada à Gestão de Pessoas

Dada a velocidade com que as informações são transmitidas ao MTE através do e-social, é fundamental que os síndicos e administradoras de condomínios, mantenham uma gestão de pessoas rigorosa e atenta aos prazos legais. Informações sobre admissões, desligamentos, pagamentos e programas de Saúde e Segurança do Trabalho (SST), entre outros, devem ser transmitidas ao MTE de forma pontual e correta.

Um exemplo crítico é o envio das informações de admissão de novos colaboradores. Se a admissão for registrada no e-social fora do prazo legal de 24 horas antes do início das atividades, pode ser considerado como trabalho sem registro. As multas para essa infração variam de R$ 815,54 a R$ 3.058,28, com possibilidade de dobrar em casos de reincidência. Portanto, o cumprimento dos prazos é fundamental para evitar penalidades e garantir que todas as obrigações trabalhistas estejam em conformidade com a legislação vigente.

Manter um bom controle das obrigações trabalhistas não apenas evita multas e penalidades, como também promove um ambiente de trabalho mais saudável e transparente.

A Importância de Manter o Cadastro Atualizado no DET

Para evitar surpresas desagradáveis e garantir que todas as comunicações do MTE sejam recebidas e respondidas em tempo hábil, é essencial que os empregadores mantenham seus cadastros atualizados no DET. Além disso, é recomendado que a Caixa Postal do portal seja verificada regularmente, garantindo que as notificações e mensagens recebidas sejam acompanhadas de perto.

Prestação de contas e previsão orçamentária –
Tudo o que você precisa saber

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Acompanhamento e planejamento são palavras de ordem

Viver em condomínio significa viver em coletividade. Para que tal convivência seja harmônica é fundamental que seja pautada no planejamento e na transparência. Para tanto, alguns pontos devem ser respeitados. Entre eles, a prestação de contas, que é obrigatória segundo o Código Civil em seu artigo 1.348, inciso VII: “Compete ao síndico (…) prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”, ou seja, é preciso que o síndico ordene e justifique todas as movimentações financeiras de sua gestão.

E ainda, de acordo com o artigo 1.350, “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, (…)”. Caso o síndico não proceda conforme a legislação, a prestação de contas pode ser exigida judicialmente.

Ainda que haja tal previsão de convocação de reunião anual, qualquer condômino pode, a qualquer tempo, exigir a prestação de contas pelo síndico.

Qualquer condômino pode, a qualquer tempo, exigir a prestação de contas pelo síndico.

“A prestação de contas é um dos itens mais importantes quando falamos em condomínio. Ela precisa demonstrar clareza e transparência. É preciso que o síndico traga o condômino para perto dele, fazendo com que perceba que o que impacta em sua casa vai impactar o condomínio. Se o aumento na energia elétrica, por exemplo, pesa no bolso do condômino enquanto responsável por sua unidade, a alta vai pesar também nas contas do condomínio”, destaca o presidente da Confederação Nacional dos Síndicos (Conasi), professor Sérgio Craveiro.

A prestação de contas em assembleia pode ser feita por meio de uma apresentação que contenha todas as receitas, despesas e investimentos feitos durante o ano. Dessa apresentação podem fazer parte amostras parciais das contas, a fim de que haja mais clareza e melhor compreensão.

“A dica importante é que o síndico preste informações ao longo de todo o ano por meio de demonstrativo enviado aos condôminos. Não há como informar o que ocorreu ao longo de todo um ano em uma assembleia de duas horas”, defende Craveiro.

É assim que procede a síndica do Edifício Baependi, localizado na rua Halfeld, Marina Lins Ventura de Barros, que está há três anos à frente da função. “Além da apresentação na assembleia realizada anualmente, fazemos a prestação de contas mensalmente, por meio de um demonstrativo simplificado enviado junto com os boletos de cobrança. Ali o condômino verifica dados como gastos e receitas do condomínio. E mais, os dados estão disponíveis para consulta nos documentos arquivados em nossa administradora.”

Quais são os documentos essenciais para a prestação de contas?

“É imprescindível que a prestação de contas contenha todas as contas que o síndico fez. Se ele desembolsou R$ 3 em despesas com os Correios, por exemplo, é preciso que guarde o cupom fiscal, a fim de constar na prestação. Guardar cupons fiscais e recibos; pagar os impostos conforme determina a legislação, especialmente quanto à contratação de autônomos; relatório de despesas e receitas; relatório de cobrança, a fim de acompanhar adimplentes e inadimplentes por unidades; relatório de anomalias e falhas, apontando o grau de risco e a necessidade de intervenção. Esses são pontos que devem integrar a prestação de contas”, explica o presidente da Conasi.

Confira a lista dos documentos:

  • Relatório do orçamento – é a previsão de receitas e despesas definida no início do período. Este deve ser revisado para uma comparação com o que foi feito, analisando o que foi gasto a mais e o que foi gasto a menos.
  • Relatório de receitas – refere-se a, basicamente, duas receitas: condôminos adimplentes e condôminos inadimplentes (com o acréscimo de multas por atraso no pagamento). Outras possíveis receitas são o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio e as cotas extras ou fundos.
  • Relatório de despesas – dividido em três contas. Fixas – contratos de valor fixo: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, etc. Variáveis – manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal, como luz, água, gás etc. Extras ou fundos – obras ou consertos extraordinários. “Costumo usar o termo ‘fundo’ seguido da ação a que ele se destina, ‘fundo pintura’, por exemplo. É uma forma de ser transparente, não chamando de ‘taxa extra’”, explica Craveiro.
  • Demonstrativo financeiro – equivocadamente chamado de balancete, trata-se do resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês (diferença entre as receitas e as despesas do mês vigente) e o saldo atual (total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor, basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo do mês atual). Costuma-se identificar os valores referentes aos inadimplentes no demonstrativo financeiro (contudo, nunca expor nomes, apenas os números dos apartamentos).
    Além disso, devem constar: extratos bancários atualizados (conta corrente, poupança, aplicações financeiras etc.); certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal; Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e documentos do seguro do prédio; parecer dos conselheiros sobre as contas prestadas pelo síndico, com comentários.

Aqui, além do papel do síndico, é importante destacar a função do Conselho Fiscal, responsável por “dar parecer sobre as contas do síndico”, conforme dita o Código Civil, em seu artigo 1.356.

Inadimplência – assunto delicado

“Inadimplência é um assunto delicado porque envolve a instabilidade financeira, a falta de recursos. Apesar disso, o assunto deve ser tratado”, aponta Craveiro. A dica é abordar a inadimplência de forma a mostrar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, a fim de não expor condôminos. Além disso, é importante tratar sobre o percentual, a quantidade de cotas, o valor por unidade e as ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais). Segundo o presidente da Conasi, no caso de inadimplência, o síndico deve fazer acordos que não ultrapassem seis parcelas. “Isso prolonga demais e aumenta o risco do inadimplente não efetuar o pagamento de todas as parcelas.”

Prestação de contas não aprovada. O que fazer?

Caso a prestação de contas não seja aprovada pelos condôminos, como praxe, deve-se oferecer ao síndico um prazo de 30 dias para que ele verifique possíveis erros e corrija. Se não aprovada pela segunda vez, será necessário prestar contas judicialmente. “O condomínio cobra o síndico na justiça pelo prejuízo”, aponta Craveiro.

Previsão orçamentária é planejamento a longo prazo

Pensada a prestação de contas, é hora de abordar a previsão orçamentária, que está prevista na maioria das convenções de condomínio e amparada pela Lei de Condomínio (Lei 4.591/64 em seu Capítulo VII, parágrafo 2º). “A previsão orçamentária, de responsabilidade do síndico, deve incluir todas as contas previstas, inclusive possíveis aumentos. Isso se refere a todo o ano. Não dá para pensar apenas no mês seguinte”, lembra o presidente do Conasi. “É definindo a previsão orçamentária para o ano seguinte que aprovamos em assembleia, as possíveis melhorias e como será arrecadado dinheiro para a realização de tais melhorias”, explica a síndica Marina.

Depois de tudo somado, o síndico deve considerar uma margem de sobra, entre 5% e 10% do total do orçamento, para imprevistos.

Passo a passo

A previsão orçamentária deve considerar o que foi gasto no ano anterior, considerando ainda itens como inflação do período, inadimplência, gastos com colaboradores (dissídio, férias, décimo terceiro salário) e contratos que serão negociados. “É importante que a previsão considere o reajuste de cada item que faz parte das despesas, visto que as altas podem ser muito distintas”, destaca Craveiro. Deve ser calculada, ainda, uma pequena folga para que qualquer possível aumento da inadimplência ou sazonalidade na receita não comprometa o fluxo de caixa. Mesmo diante de um quadro de inflação, é possível não aumentar muito a taxa mensal de um ano para o outro, tendo em vista a possibilidade de melhoria dos serviços prestados e redução de custos. Outra forma de auxiliar a redução de gastos é readequar os contratos por meio de pesquisa de preços com mais empresas, analisando, claro, o custo-benefício. Deve constar na previsão orçamentária um levantamento de obras que poderão ser realizadas ao longo do ano. Uma dica interessante é separar as obras em urgentes, emergentes e de benfeitorias e por relevância. Os investimentos devem ser separados por ordem de prioridade e essa prioridade deve ser aprovada na assembleia. Depois de tudo somado, o síndico deve considerar uma margem de sobra, entre 5% e 10% do total do orçamento, para imprevistos, como vazamentos ou substituição de equipamentos, por exemplo.

 

Dicas para a previsão orçamentária

• O padrão do prédio influencia diretamente na contabilidade. Ou seja, em edifícios de alto padrão, as despesas costumam ser maiores em virtude dos equipamentos e produtos utilizados. Além disso, em edifícios em que as pessoas costumam viajar durante as férias, despesas com luz e água são reduzidas;

• É importante fazer uma escala de prioridades para as despesas extraordinárias (pagas pelos proprietários, sendo separadas do valor da taxa condominial, ganhando a denominação “fundo xxx”);

• Promova ações de combate à inadimplência;

• Reajuste o valor da taxa o mais rápido possível, evitando, assim, a evasão dos recursos de reserva;

• Faça análise de consumos e inclua ações para redução de custos.

FONTE: Revista O Síndico – Edição 26

Transparência dos Gestores Condominiais nas Ações Judiciais em Curso

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ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

Entre as muitas responsabilidades dos gestores condominiais, a administração de ações judiciais em curso é uma das mais críticas, especialmente porque estas não aparecem no balancete tradicional preparado pelas administradoras devido à ausência de uma norma contábil específica para os condomínios.

A assessoria jurídica é fundamental para garantir que o condomínio esteja sempre em conformidade com a legislação vigente. Advogados especializados em direito condominial podem oferecer orientação sobre diversas questões, desde a elaboração de convenções e regimentos internos, convocação de assembleias, rito de assembleias, até eventual resolução de conflitos entre condôminos. Mais importante ainda, a assessoria jurídica é crucial na gestão de ações judiciais em curso.

Ações judiciais podem surgir por diversos motivos, como disputas entre condôminos, inadimplência, problemas com fornecedores ou questões relacionadas à propriedade do condomínio. Sem uma orientação jurídica adequada, o condomínio pode enfrentar dificuldades significativas, incluindo decisões judiciais desfavoráveis que podem resultar em multas ou outras penalidades financeiras.

Manter os condôminos informados sobre o andamento das ações judiciais é uma prática essencial de boa governança condominial. A falta de transparência pode gerar desconfiança e conflitos internos, além de expor o condomínio a riscos financeiros não previstos. Ainda que não exista uma norma contábil específica que exija a inclusão dessas informações nos balancetes tradicionais, é dever dos gestores condominiais garantirem que todos os condôminos estejam cientes das implicações financeiras e legais das ações judiciais em curso.

A comunicação transparente e regular é a chave para manter a confiança. Reuniões periódicas, assembleias extraordinárias e a distribuição de relatórios detalhados sobre o andamento das ações judiciais são práticas recomendáveis. Estas ações não apenas mantêm os condôminos informados, mas também proporcionam uma plataforma para discussão e tomada de decisões coletivas sobre como lidar com as questões legais enfrentadas pelo condomínio.

O registro e acompanhamento detalhado de todas as ações judiciais inclui manter um histórico completo de cada caso, desde a sua origem até a sua resolução, e disponibilizar essa informação para os condôminos.

A compra de um imóvel em um condomínio envolve mais do que a simples aquisição de uma propriedade; é também a aceitação de todas as responsabilidades e passivos associados à unidade condominial. Uma característica particular de um condomínio é conhecida como “Proptrem”. Esta expressão descreve a natureza da propriedade em um condomínio, onde a posse de uma unidade implica na aceitação de todas as obrigações e responsabilidades do condomínio, incluindo aquelas que podem não ser imediatamente aparentes ao novo proprietário.

Ou seja, em um condomínio, os custos e responsabilidades são compartilhados entre todos os condôminos. Na prática, significa que qualquer decisão judicial desfavorável que resulte em uma indenização ou em outros custos, será rateada entre todos os proprietários. Um novo morador, ao adquirir uma unidade, herda não só os benefícios da propriedade, mas também suas obrigações, inclusive passivos judiciais que não foram devidamente comunicados.

Os gestores condominiais têm o dever de garantir que todas as informações relevantes sejam divulgadas de forma clara e completa aos potenciais compradores. Isso inclui a transparência sobre quaisquer ações judiciais em curso e os possíveis riscos de impactos financeiros dessas ações, pois a falta de comunicação adequada pode resultar em problemas legais e financeiros para o condomínio e para os novos moradores.

A comunicação clara e regular com os condôminos sobre o andamento dessas ações é essencial para manter a confiança, resguardando os direitos de todos os condôminos.

Condomínios Clube – A Importância do Controle Patrimonial

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ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

foto de perfil do Editor Sérgio Paulo da Silva | Síndico JFOs condomínios clube, caracterizados por oferecerem uma vasta gama de facilidades e serviços que promovem a convivência e o lazer dos moradores, tornaram-se uma tendência crescente nas grandes cidades e englobam a maioria dos empreendimentos imobiliários dos últimos 20 anos. Com uma infraestrutura ampla que inclui áreas de lazer, academias, piscinas, quadras esportivas, entre outros, a gestão eficiente desse tipo de condomínio é essencial para assegurar a qualidade dos serviços oferecidos e a satisfação dos moradores.

Nesse contexto, o controle patrimonial desempenha um papel fundamental.

Aspectos gerenciais

A gestão dessa configuração condominial é ainda mais complexa e exige uma abordagem sistemática e muito bem organizada. O controle patrimonial, que envolve a identificação, classificação, contabilização e monitoramento dos bens do condomínio, possui papel preponderante para garantir que todos os ativos sejam utilizados de maneira eficiente e estejam em boas condições de uso. Isso inclui desde móveis e equipamentos de ginástica até sistemas de segurança e infraestrutura das áreas comuns.

Um controle patrimonial bem estruturado permite que os gestores tenham uma visão clara de todos os bens do condomínio, facilitando a tomada de decisões.

Além disso, ajuda a evitar o desperdício de recursos, reduzindo custos e melhorando a eficiência operacional.

 

Necessidade de reposição de itens

Principalmente em se tratando de condominios clube, a reposição de itens é uma necessidade constante. Equipamentos de academia, móveis das áreas comuns, salões de festas, utensílios das áreas gourmet, entre outros, sofrem desgaste com o uso frequente e precisam ser substituídos ou tenham manutenção constante. Um controle patrimonial eficaz permite que os gestores identifiquem rapidamente quais itens precisam de manutenção ou substituição, evitando que se tornem obsoletos ou causem inconvenientes aos moradores.

Embora ainda não haja uma norma contábil específica para condomínios, os conceitos de depreciação de bens podem ser aplicados como balizadores para a reposição de itens. A depreciação, que é a redução do valor dos bens ao longo do tempo devido ao desgaste e à obsolescência, baseado na determinação da vida útil estimada, pode ser usada para prever minimamente, quando um item precisará ser substituído. Essa abordagem permite uma proposição orçamentária mais assertiva aos condôminos, garantindo que os recursos necessários para a manutenção e reposição dos bens sejam adequadamente planejados e disponibilizados.

Aspectos orçamentários

A gestão financeira envolve a elaboração de um orçamento detalhado que contemple todas as despesas previstas, incluindo a manutenção e reposição dos bens patrimoniais.

Com base nas informações obtidas através do controle patrimonial e utilizando a depreciação como referência, é possível identificar padrões de desgaste e definir ciclos de reposição para os diferentes tipos de bens, a exemplo de condominios situados próximos ao mar, em que seus bens são afetados pela maresia. Isso ajuda a distribuir as despesas ao longo do tempo, evitando picos de gastos e possibilitando uma melhor gestão do caixa do condomínio. Além disso, a transparência nas informações patrimoniais fortalece a confiança dos moradores na administração, facilitando a aprovação de orçamentos e a colaboração para o cumprimento das metas financeiras.

Benefícios adicionais do controle patrimonial

Além dos aspectos gerenciais, de reposição de itens e orçamentários, o controle patrimonial traz outros benefícios relevantes para os condomínios. A segurança é um deles: ao manter um registro detalhado dos bens, a administração pode prevenir e identificar casos de furto ou extravio de itens do condomínio. A rastreabilidade dos bens também facilita a responsabilização em casos de danos ou perda de equipamentos.

Outro benefício importante é a valorização do imóvel. Um condomínio bem gerido, com todas as suas instalações em perfeito estado, tende a ser mais valorizado no mercado imobiliário. Isso não apenas atrai novos moradores, mas também beneficia os atuais proprietários, que veem seus investimentos se valorizarem.

A adoção de tecnologias de gestão patrimonial, aliada a uma administração transparente e proativa, são os pilares para o sucesso na gestão desses complexos residenciais.