Acompanhamento e planejamento são palavras de ordem
Viver em condomínio significa viver em coletividade. Para que tal convivência seja harmônica é fundamental que seja pautada no planejamento e na transparência. Para tanto, alguns pontos devem ser respeitados. Entre eles, a prestação de contas, que é obrigatória segundo o Código Civil em seu artigo 1.348, inciso VII: “Compete ao síndico (…) prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”, ou seja, é preciso que o síndico ordene e justifique todas as movimentações financeiras de sua gestão.
E ainda, de acordo com o artigo 1.350, “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, (…)”. Caso o síndico não proceda conforme a legislação, a prestação de contas pode ser exigida judicialmente.
Ainda que haja tal previsão de convocação de reunião anual, qualquer condômino pode, a qualquer tempo, exigir a prestação de contas pelo síndico.
Qualquer condômino pode, a qualquer tempo, exigir a prestação de contas pelo síndico.
“A prestação de contas é um dos itens mais importantes quando falamos em condomínio. Ela precisa demonstrar clareza e transparência. É preciso que o síndico traga o condômino para perto dele, fazendo com que perceba que o que impacta em sua casa vai impactar o condomínio. Se o aumento na energia elétrica, por exemplo, pesa no bolso do condômino enquanto responsável por sua unidade, a alta vai pesar também nas contas do condomínio”, destaca o presidente da Confederação Nacional dos Síndicos (Conasi), professor Sérgio Craveiro.
A prestação de contas em assembleia pode ser feita por meio de uma apresentação que contenha todas as receitas, despesas e investimentos feitos durante o ano. Dessa apresentação podem fazer parte amostras parciais das contas, a fim de que haja mais clareza e melhor compreensão.
“A dica importante é que o síndico preste informações ao longo de todo o ano por meio de demonstrativo enviado aos condôminos. Não há como informar o que ocorreu ao longo de todo um ano em uma assembleia de duas horas”, defende Craveiro.
É assim que procede a síndica do Edifício Baependi, localizado na rua Halfeld, Marina Lins Ventura de Barros, que está há três anos à frente da função. “Além da apresentação na assembleia realizada anualmente, fazemos a prestação de contas mensalmente, por meio de um demonstrativo simplificado enviado junto com os boletos de cobrança. Ali o condômino verifica dados como gastos e receitas do condomínio. E mais, os dados estão disponíveis para consulta nos documentos arquivados em nossa administradora.”
Quais são os documentos essenciais para a prestação de contas?
“É imprescindível que a prestação de contas contenha todas as contas que o síndico fez. Se ele desembolsou R$ 3 em despesas com os Correios, por exemplo, é preciso que guarde o cupom fiscal, a fim de constar na prestação. Guardar cupons fiscais e recibos; pagar os impostos conforme determina a legislação, especialmente quanto à contratação de autônomos; relatório de despesas e receitas; relatório de cobrança, a fim de acompanhar adimplentes e inadimplentes por unidades; relatório de anomalias e falhas, apontando o grau de risco e a necessidade de intervenção. Esses são pontos que devem integrar a prestação de contas”, explica o presidente da Conasi.
Confira a lista dos documentos:
- Relatório do orçamento – é a previsão de receitas e despesas definida no início do período. Este deve ser revisado para uma comparação com o que foi feito, analisando o que foi gasto a mais e o que foi gasto a menos.
- Relatório de receitas – refere-se a, basicamente, duas receitas: condôminos adimplentes e condôminos inadimplentes (com o acréscimo de multas por atraso no pagamento). Outras possíveis receitas são o valor de aluguéis de espaços comuns do condomínio e as cotas extras ou fundos.
- Relatório de despesas – dividido em três contas. Fixas – contratos de valor fixo: folha de pagamento, contratos fixos, seguros, etc. Variáveis – manutenções programadas ou outros gastos que tenham uma variação de valor mensal, como luz, água, gás etc. Extras ou fundos – obras ou consertos extraordinários. “Costumo usar o termo ‘fundo’ seguido da ação a que ele se destina, ‘fundo pintura’, por exemplo. É uma forma de ser transparente, não chamando de ‘taxa extra’”, explica Craveiro.
- Demonstrativo financeiro – equivocadamente chamado de balancete, trata-se do resumo das despesas e receitas do condomínio, bem como o saldo do mês (diferença entre as receitas e as despesas do mês vigente) e o saldo atual (total que o condomínio tem em caixa. Para calcular este valor, basta somar o quanto o condomínio tinha em caixa no mês anterior com o saldo do mês atual). Costuma-se identificar os valores referentes aos inadimplentes no demonstrativo financeiro (contudo, nunca expor nomes, apenas os números dos apartamentos).
Além disso, devem constar: extratos bancários atualizados (conta corrente, poupança, aplicações financeiras etc.); certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal; Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) e documentos do seguro do prédio; parecer dos conselheiros sobre as contas prestadas pelo síndico, com comentários.
Aqui, além do papel do síndico, é importante destacar a função do Conselho Fiscal, responsável por “dar parecer sobre as contas do síndico”, conforme dita o Código Civil, em seu artigo 1.356.
Inadimplência – assunto delicado
“Inadimplência é um assunto delicado porque envolve a instabilidade financeira, a falta de recursos. Apesar disso, o assunto deve ser tratado”, aponta Craveiro. A dica é abordar a inadimplência de forma a mostrar quanto está custando ao condomínio, sem entrar em detalhes sobre situações particulares, a fim de não expor condôminos. Além disso, é importante tratar sobre o percentual, a quantidade de cotas, o valor por unidade e as ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais). Segundo o presidente da Conasi, no caso de inadimplência, o síndico deve fazer acordos que não ultrapassem seis parcelas. “Isso prolonga demais e aumenta o risco do inadimplente não efetuar o pagamento de todas as parcelas.”
Prestação de contas não aprovada. O que fazer?
Caso a prestação de contas não seja aprovada pelos condôminos, como praxe, deve-se oferecer ao síndico um prazo de 30 dias para que ele verifique possíveis erros e corrija. Se não aprovada pela segunda vez, será necessário prestar contas judicialmente. “O condomínio cobra o síndico na justiça pelo prejuízo”, aponta Craveiro.
Previsão orçamentária é planejamento a longo prazo
Pensada a prestação de contas, é hora de abordar a previsão orçamentária, que está prevista na maioria das convenções de condomínio e amparada pela Lei de Condomínio (Lei 4.591/64 em seu Capítulo VII, parágrafo 2º). “A previsão orçamentária, de responsabilidade do síndico, deve incluir todas as contas previstas, inclusive possíveis aumentos. Isso se refere a todo o ano. Não dá para pensar apenas no mês seguinte”, lembra o presidente do Conasi. “É definindo a previsão orçamentária para o ano seguinte que aprovamos em assembleia, as possíveis melhorias e como será arrecadado dinheiro para a realização de tais melhorias”, explica a síndica Marina.
Depois de tudo somado, o síndico deve considerar uma margem de sobra, entre 5% e 10% do total do orçamento, para imprevistos.
Passo a passo
A previsão orçamentária deve considerar o que foi gasto no ano anterior, considerando ainda itens como inflação do período, inadimplência, gastos com colaboradores (dissídio, férias, décimo terceiro salário) e contratos que serão negociados. “É importante que a previsão considere o reajuste de cada item que faz parte das despesas, visto que as altas podem ser muito distintas”, destaca Craveiro. Deve ser calculada, ainda, uma pequena folga para que qualquer possível aumento da inadimplência ou sazonalidade na receita não comprometa o fluxo de caixa. Mesmo diante de um quadro de inflação, é possível não aumentar muito a taxa mensal de um ano para o outro, tendo em vista a possibilidade de melhoria dos serviços prestados e redução de custos. Outra forma de auxiliar a redução de gastos é readequar os contratos por meio de pesquisa de preços com mais empresas, analisando, claro, o custo-benefício. Deve constar na previsão orçamentária um levantamento de obras que poderão ser realizadas ao longo do ano. Uma dica interessante é separar as obras em urgentes, emergentes e de benfeitorias e por relevância. Os investimentos devem ser separados por ordem de prioridade e essa prioridade deve ser aprovada na assembleia. Depois de tudo somado, o síndico deve considerar uma margem de sobra, entre 5% e 10% do total do orçamento, para imprevistos, como vazamentos ou substituição de equipamentos, por exemplo.
Dicas para a previsão orçamentária
• O padrão do prédio influencia diretamente na contabilidade. Ou seja, em edifícios de alto padrão, as despesas costumam ser maiores em virtude dos equipamentos e produtos utilizados. Além disso, em edifícios em que as pessoas costumam viajar durante as férias, despesas com luz e água são reduzidas;• É importante fazer uma escala de prioridades para as despesas extraordinárias (pagas pelos proprietários, sendo separadas do valor da taxa condominial, ganhando a denominação “fundo xxx”);
• Promova ações de combate à inadimplência;
• Reajuste o valor da taxa o mais rápido possível, evitando, assim, a evasão dos recursos de reserva;
• Faça análise de consumos e inclua ações para redução de custos.
Em um condomínio, uma administração transparente e responsável é fundamental para garantir a harmonia e o bem-estar de todos os moradores. Nesse contexto, o Conselho Fiscal desempenha um papel essencial na fiscalização das contas e na verificação da conformidade financeira. No entanto, muitas vezes, os conselheiros enfrentam dificuldades em equilibrar suas responsabilidades cotidianas, como emprego, família e outros compromissos, com a tarefa exigente de analisar minuciosamente as pastas de prestação de contas.