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Provisões de Férias e 13º Salário em Condomínios

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ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

foto de perfil do Editor Sérgio Paulo da Silva | Síndico JFDesafios e Importância do Controle Gerencial

A gestão de um condomínio envolve uma série de responsabilidades financeiras que vão além do simples pagamento das despesas mensais, requerendo uma abordagem estratégica e cuidadosa. Entre essas responsabilidades, a provisão de férias e 13º salário para os funcionários do condomínio se destaca como uma área crucial que, se não for devidamente gerenciada, pode acarretar sérias consequências financeiras e operacionais, impactando diretamente o fluxo financeiro do condomínio.

Desafios da ausência de norma contábil específica

Ao contrário das empresas, os condomínios, ainda não dispõem de uma norma contábil específica que oriente detalhadamente como devem registrar seus ativos e passivos. Isso leva muitos condomínios a se limitarem a um fluxo de caixa mensal, sem considerar a necessidade de provisionar adequadamente para despesas futuras. Essa prática limita a visão financeira e pode resultar em surpresas desagradáveis quando chega o momento de pagar férias ou 13º salário aos funcionários, comprometendo sua saúde financeira.

Entendendo a provisão de férias

A provisão de férias é o reconhecimento contábil do valor que deve ser pago aos funcionários quando eles tirarem férias. No Brasil, a legislação trabalhista garante que todo funcionário tem direito a 30 dias de férias remuneradas após completar 12 meses de trabalho. Além disso, durante o período de férias, o funcionário tem direito a um adicional de 1/3 do seu salário.

Para condomínios, a falta de uma norma contábil específica frequentemente resulta em falhas, pois, apesar de constarem em seus orçamentos, esses valores não são devidamente provisionados ao longo do ano. A gestão eficiente exige que mensalmente se reserve uma parte do orçamento para cobrir essas despesas futuras. Por exemplo, e de forma simplificada, se um funcionário ganha R$ 3.000 por mês, o condomínio deve provisionar R$ 250 (1/12 do salário mensal) todo mês, mais aproximadamente R$ 83 (1/3 do adicional de férias), totalizando R$ 333 mensais para este funcionário.

Provisão do 13º Salário

O 13º salário, também conhecido como gratificação natalina, é um direito de todo trabalhador com carteira assinada. Ele corresponde a um salário extra pago em duas parcelas, geralmente uma até 30 de novembro e a outra até 20 de dezembro. Assim como nas férias, é crucial que os condomínios provisionem mensalmente o valor correspondente ao 13º salário.

Para calcular a provisão do 13º salário, o condomínio deve reservar 1/12 do salário de cada funcionário a cada mês. Por exemplo e de forma simplificada, para um funcionário que recebe R$ 3.000 mensais, deve-se provisionar R$ 250 por mês. Essa prática garante que, ao final do ano, o condomínio tenha os recursos necessários para pagar o 13º salário sem comprometer outras despesas operacionais.

Integração das provisões no Orçamento Anual

Para garantir que as provisões de férias e 13º salário sejam adequadamente contabilizadas, esses valores devem ser incorporados no orçamento anual do condomínio. O orçamento proposto deve refletir todas as obrigações financeiras previstas, incluindo as provisões para férias e 13º salário, de forma que a administração possa planejar e distribuir os recursos ao longo do ano de maneira equilibrada.

Controle gerencial anexo aos Demonstrativos Mensais

Além de integrar as provisões no orçamento anual, é essencial que a administração do condomínio mantenha um controle gerencial anexo aos demonstrativos financeiros mensais. Esse controle deve detalhar as provisões acumuladas para férias e 13º salário, permitindo que os síndicos, administradores, e principalmente os condôminos acompanhem de perto a evolução dessas obrigações ao longo do ano.

A manutenção de um controle gerencial atualizado ajuda a evitar surpresas. Ao ter uma visão clara dos passivos trabalhistas acumulados, a administração pode ajustar o planejamento financeiro conforme necessário, garantindo que os recursos estejam sempre disponíveis quando as despesas se concretizarem.

Impacto na Gestão Financeira do condomínio

A falta de provisão adequada para férias e 13º salário pode causar um desequilíbrio significativo nas finanças do condomínio. Se esses custos não forem previstos e alocados ao longo do ano, o condomínio pode enfrentar dificuldades para arcar com essas despesas, necessitando recorrer a rateios extras entre os condôminos,  a famosa cota extra ou até mesmo atrasando pagamentos, o que pode resultar em juros e multas.

Implementação de boas práticas

Para evitar esses problemas, é essencial que os condomínios adotem boas práticas de gestão financeira. A utilização de ferramentas de contabilidade e softwares específicos para gestão de condomínios pode ajudar a automatizar o processo de provisão e garantir que todos os passivos trabalhistas sejam devidamente contabilizados.

Além disso, é recomendável que os síndicos e administradores recebam treinamento adequado em contabilidade e finanças. Com uma compreensão clara das obrigações trabalhistas e das melhores práticas de gestão, eles estarão mais bem preparados para planejar e acompanhar a execução orçamentária de forma eficiente.

A transparência na gestão financeira é crucial preponderante para a obtenção da confiança e colaboração dos moradores. Os síndicos devem comunicar claramente as necessidades de provisão para férias e 13º salário, explicando como esses valores são calculados e a importância de reservar fundos ao longo do ano. O envio dos relatórios financeiros detalhados de forma antecipada, que pode ser feito junto ao edital de convocação, deve ser amplamente debatido durante A assembleia, possibilitando a colaboração de todos condôminos.

Essa transparência não apenas ajuda a evitar conflitos, mas também garante que todos os moradores compreendam a importância de uma gestão financeira responsável e estejam dispostos a colaborar para manter a saúde financeira do condomínio.

Mesmo na ausência de uma norma contábil específica, os condomínios devem adotar práticas de provisão semelhantes às das empresas, para que esses custos sejam devidamente alocados ao longo do ano. Isso evita surpresas desagradáveis e possibilita que o condomínio possa cumprir suas obrigações trabalhistas sem comprometer outras áreas.

Ao adotar uma abordagem proativa e transparente na gestão financeira, utilizando ferramentas adequadas e promovendo a comunicação clara com os moradores, os síndicos podem garantir a sustentabilidade financeira do condomínio, mantendo a qualidade dos serviços oferecidos e a satisfação de todos os residentes.

 

Como receber o Oficial de Justiça no condomínio

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Você sabe como receber este profissional?

É fato que grande parte das pessoas que gerem, trabalham ou moram em um condomínio não sabe como lidar com a visita de um oficial de justiça. E cabe ao síndico orientar os colaboradores sobre a maneira correta de agir em casos assim.

Mas o que faz um oficial de justiça?

“Resumidamente, é o oficial de justiça que materializa uma ordem judicial. É por isso que ele é conhecido como um ‘longa manus’, ou seja, é a mão do juiz. Entre as ordens judiciais, há as mais complexas, como penhora de bem, busca e apreensão etc.; e as mais simples, como um ato comunicação, como é o caso da intimação ou citação.

O oficial de justiça é quem fornece informações relevantes ao juiz no processo, quando isso é solicitado, como nos casos de constatação, avaliação de bens etc.”, explica o oficial de justiça do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG), Bernardo Quirino Furtado de Mendonça, que desempenha a função há 27 anos.

Ele afirma que não há restrição de dia para o cumprimento da ordem judicial, mas sim com relação ao horário, ou seja, o trabalho deve ser feito entre 6 e 20h. Aos síndicos, cabe a orientação dos profissionais que atuam no condomínio, levando em consideração os seguintes passos:

1 – O colaborador do condomínio deve solicitar a identificação do profissional oficial de justiça. O documento deve ser a carteira funcional do Poder Judiciário, onde constam nome completo e matrícula.

2 – Após a identificação, o colaborador do condomínio deve fazer contato com o condômino para saber se ele irá até a portaria ou se prefere que o oficial de justiça seja conduzido até sua unidade.

3 – Após a finalização dos trabalhos do oficial de justiça, o colaborador do condomínio deverá conduzi-lo até a saída.

Ao morador, cabe o direito de pedir a identificação do oficial de justiça. “Não se deve confundir identificação com a posse do documento, ou seja, o morador não necessita pegar o documento do oficial de justiça, mas apenas fazer sua análise visual”, aponta Bernardo.

Bernardo explica que é o oficial de justiça que materializa uma ordem judicial

Mas em condomínios onde há portaria remota?

Segundo o coordenador da Central de Mandados de Juiz de Fora, oficial de justiça do TJMG há 18 anos, Eduardo Rocha Mendonça de Freitas, “condomínios com portarias remotas e ‘porteiros eletrônicos’ representam as maiores dificuldades, como falta de atendimento profissional ao oficial de justiça; ausência de informações sobre o condômino, como os horários em que o mesmo pode ser encontrado no local; e ausência de informações até com relação ao síndico”.

Em casos onde não há êxito relacionado a um pronto atendimento, o oficial de justiça precisa buscar informações de outros condôminos ou na vizinhança, quando isso é possível. Caso seja apresentada resistência na identificação da parte, “os oficiais de justiça possuem fé pública e podem certificar essa resistência ao juiz, o qual poderá determinar o uso de outras medidas em relação à parte, dependendo da ordem judicial. Se o oficial de justiça identificar uma ocultação, ele pode praticar o ato com hora certa e certificar tudo isso ao juiz”, expõe Eduardo.

Ele destaca que a melhor maneira de adequar a interação entre o oficial de justiça e o colaborador do condomínio é preparar os porteiros e os síndicos para tais circunstâncias.

“De preferência, deve-se estabelecer regras claras na convenção do condomínio ou em deliberação da assembleia, deixando explícita a forma de se fazer esse recebimento de ordens judiciais destinadas aos condôminos.”

Representante da Porter JF, empresa que oferece, entre seus serviços, a portaria remota, o diretor Roberto Kamil explica quais são os procedimentos adotados pelo grupo no caso de visitas de oficias da justiça. “A Porter lida com a situação de forma séria e com rigor. Assim, não abrimos porta sem autorização. Alguns síndicos clientes preferem já deixar autorizada a entrada dos oficiais de justiça. Nesse caso, quem os acompanha até a unidade é o zelador. Há outros que preferem que seja feito contato primeiro com o morador. Caso a gente perceba que o morador não quer receber o oficial de justiça, comunicamos ao síndico, que acompanha o oficial de justiça ou aciona alguém para fazê-lo.”

Kamil reforça: “O que não podemos é atrapalhar ou impedir o trabalho do oficial de justiça, por isso, agimos com clareza e lisura, seguindo o protocolo do condomínio, sempre com o parecer do síndico”.

Kamil aponta que não se deve atrapalhar ou impedir o trabalho do oficial de justiça

Mentira, recusa

São comuns relatos de moradores que solicitam aos porteiros que mintam, dizendo não estarem em casa, assim como é comum a recusa em receber o oficial de justiça.

“A má fé ou mentira pode ser punida pelo juiz do processo, além de configurar crime.

Se essa afirmação falsa for feita na condição de testemunha para enganar o juiz ou o oficial que está a serviço da justiça, isso pode configurar falso testemunho, com pena de reclusão que pode variar entre dois a quatro anos. Na prática, esse conluio com a parte interessada pode sair muito caro para o porteiro”, alerta Bernardo.

 

Para Eduardo, condomínios com portarias remotas e ‘porteiros eletrônicos’ representam as maiores dificuldades

No caso de o morador estar na unidade e não atender ao interfone, ele explica que após a identificação do profissional oficial de justiça, não há prejuízo em permitir a entrada do mesmo sem autorização do morador. “O morador não está obrigado a atender o oficial de justiça. No entanto, isso poderá ter consequências para esse morador no processo após a apreciação pelo juiz da certidão que será apresentada pelo oficial de justiça. Além disso, o oficial de justiça poderá aplicar a intimação ou citação por hora certa na pessoa do porteiro, caso entenda que houve ocultação do morador nesse caso, entregando o mandato ao próprio porteiro na data e horário marcados para o ato.”

Em se tratando de uma “carta, intimação ou citação”, enviada pelos Correios, o porteiro pode receber ou se negar a receber o mandado judicial. “A esse respeito, o Código de Processo Civil assim determina em seu artigo 248, parágrafo quarto: Nos condomínios edilícios ou loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento se declarar por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente. No artigo 252, parágrafo único: Nos condomínios edilícios ou loteamentos com controle de acesso, será válida a intimação a que se refere o caput feita a funcionário da portaria responsável pelo recebimento da correspondência”, cita Bernardo.  A recomendação é que o condomínio tenha regras claras em sua convenção sobre o recebimento de comunicações pelo funcionário e pelos condôminos, principalmente mandados judiciais, devendo haver registro formal desses atos em livro de protocolo próprio, com data e horário de recebimento e de entrega.

 

Fonte: Revista O Síndico Edição 57

Transição de síndico: Promovendo a transparência

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ESCRITO POR: Sergio Paulo da Silva

Sócio da Indep Auditores Independentes, perito contábil, auditor contábil CNAI e membro da Comissão de Contabilidade Condominial do CRC/RJ

foto de perfil do Editor Sérgio Paulo da Silva | Síndico JF

Ao longo de nossa experiência profissional, observamos um momento chave e que por vezes não é tratado com a devida atenção, que é a troca de comando da gestão condominial. A transição de síndico é um delicado balé de responsabilidades legais, expectativas dos moradores e desafios administrativos, onde a transparência é a luz que guia o caminho.

Imagine-se em uma assembleia, onde os murmúrios ecoam pelas paredes enquanto os moradores debatem as questões do condomínio. Neste momento, a comunicação transparente é a essência que mantém a ordem e a harmonia. Mas, cuidado, pois em meio aos votos e candidaturas, o risco de conflitos paira no ar como uma sombra indesejada.

A legalidade é o alicerce sobre o qual repousa toda a estrutura. Desde a convocação da assembleia até a formalização da transição, cada passo deve ser cuidadosamente planejado e executado dentro dos limites estabelecidos pela legislação, pela convenção e pelo regimento interno do condomínio.

No entanto, uma transição conflituosa pode transformar esse cenário de harmonia em um campo de batalha, onde as relações interpessoais se desgastam, as operações se deterioram e a paz se torna uma lembrança distante.

Tudo começa na parte legal da transição de síndico em um condomínio, ponto inicial crucial e de extrema importância para garantir que o processo ocorra dentro dos parâmetros.

Aqui estão algumas considerações importantes:

  1. Convenção e Regimento Interno:

O regimento interno e a convenção do condomínio são documentos essenciais que estabelecem as regras e procedimentos a serem seguidos durante a transição de síndico. Eles podem conter disposições específicas sobre eleições, transferência de poderes, responsabilidades do síndico e demais questões relacionadas à gestão do condomínio.

  1. Assembleia Geral:

A eleição do síndico é realizada durante uma assembleia geral de condomínio, onde os moradores têm a oportunidade de votar no candidato de sua preferência. É fundamental que o processo eleitoral seja conduzido de acordo com as regras estabelecidas na convenção e no regimento interno, de maneira transparente e imparcial.  Isso inclui a verificação da elegibilidade dos candidatos, bem como a verificação de habilitação dos condôminos votantes, a contagem dos votos de forma clara e a proclamação do resultado de maneira pública garantindo assim sua legalidade e legitimidade.

  1. Formalização da Transição:

Após a eleição, é fundamental formalizar a transição de síndico por meio da elaboração de uma ata de assembleia que registre todos os detalhes do processo eleitoral, incluindo a lista de candidatos, os votos recebidos por cada um deles e o resultado final. Essa ata deve ser assinada pelos presentes na assembleia e arquivada de acordo com as exigências legais.

  1. Transferência de Documentação:

O síndico em exercício tem a responsabilidade legal de fornecer ao novo síndico toda a documentação necessária para o exercício do cargo. Isso inclui contratos, registros financeiros, atas de assembleias, apólices de seguro, senhas, arquivos digitais, entre outros documentos relevantes para a gestão do condomínio.

Ponto importante, a falta de transparência ou omissão na transferência de documentação pode acarretar em responsabilidades legais para o síndico em exercício.

  1. Responsabilidades Legais do Síndico:

É importante destacar que o síndico é uma figura legalmente responsável pela administração do condomínio. Portanto, durante a transição, tanto o síndico em exercício quanto o novo síndico devem estar cientes das responsabilidades legais envolvidas no cargo.

Isso inclui o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas, a manutenção da segurança e da ordem no condomínio, e o respeito às normas estabelecidas na legislação vigente.

Cumprir esses aspectos legais é fundamental para garantir uma transição suave e dentro da legalidade.

Um dos pontos que percebemos no dia a dia e que entendemos merecer destaque é a transferência da documentação financeira do Condomínio à nova gestão.

Após a eleição, o síndico em exercício deve garantir a transferência de toda a documentação relevante para o novo síndico eleito.

Durante a transição, é importante manter total transparência na gestão financeira do condomínio. Disponibilizando informações sobre contratos, registros financeiros; atas de assembleias; orçamento, este geralmente elaborado pelo síndico que está deixando a gestão; as receitas; despesas; reservas financeiras; processos em curso; inadimplência; controle dos bens imobilizados; situação fiscal e quaisquer outros aspectos relevantes das finanças condominiais.

Isso, sem dúvida, ajuda a evitar suspeitas de má administração e conflitos relacionados a questões financeiras.

Entendemos que o síndico em exercício deve oferecer orientação e apoio ao novo síndico durante o processo de transição. Isso pode incluir a apresentação dos fornecedores e prestadores de serviços do condomínio, informações sobre questões específicas do prédio e orientações sobre como lidar com situações comuns do dia a dia. Quanto mais preparado estiver o novo síndico, mais suave será o processo de transição.

Ao assumir o cargo, o novo síndico deve se comprometer a manter a transparência em sua gestão. Isso inclui a prestação de contas regular aos moradores, a divulgação de informações relevantes sobre as finanças e as decisões administrativas do condomínio, e a promoção de uma comunicação aberta e transparente com todos os envolvidos.

Após a transição, é importante realizar uma avaliação contínua do desempenho do novo síndico e do funcionamento do condomínio. Isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, reuniões periódicas com os moradores e análise dos resultados financeiros e operacionais do condomínio. A transparência na avaliação ajuda a identificar áreas de melhoria e a promover um ambiente de confiança e colaboração entre todos os envolvidos.

Entendemos que esse é o mundo ideal e que muitas vezes esse processo é realizado de forma conflituosa, o que é ruim para todos.

Evitar uma transição conflituosa durante a troca de síndico em um condomínio é fundamental para manter a harmonia entre os moradores e garantir a continuidade das operações de forma eficiente.

Em caso de surgimento de conflitos durante a transição, busque resolver as divergências de forma diplomática e colaborativa. Promova o diálogo entre as partes envolvidas e busque encontrar soluções que atendam aos interesses de todos. A mediação por parte do síndico em exercício ou de um profissional especializado pode ser útil para evitar que os conflitos se agravem.

Uma transição conflituosa de síndico em um condomínio pode acarretar uma série de problemas e riscos que afetam diretamente a convivência dos moradores e a eficiência da gestão condominial, que passam pelo desgaste nas relações interpessoais entre moradores, funcionários, membros da administração do condomínio e os próprios síndicos, criando um ambiente de hostilidade e desconfiança, prejudicando a convivência e dificultando futuras colaborações.

Em meio a um ambiente conflituoso, os síndicos podem ser pressionados a tomar decisões precipitadas ou arbitrárias, sem considerar adequadamente todas as implicações e alternativas disponíveis. Isso pode levar a escolhas inadequadas que resultam em prejuízos financeiros ou insatisfação dos moradores.

Conflitos não resolvidos durante a transição podem levar à judicialização de questões relacionadas à gestão do condomínio, principalmente quanto a parte financeira, risco esse que consideramos ser bastante minimizados quando o condomínio conta com uma auditoria preventiva mensal, pois esta atua de forma independente, tendo, portanto, uma visão imparcial de toda gestão financeira, trabalhista e fiscal.

Sempre é importante lembrar que um ambiente de conflito constante pode afetar negativamente a imagem e a reputação do condomínio, afinal vizinhos se comunicam, o que pode resultar em uma queda na valorização dos imóveis.

Moradores em potencial podem ser desencorajados a comprar ou alugar unidades no condomínio devido à sua reputação negativa.

Em resumo, uma transição conflituosa representa diversos riscos que podem comprometer a convivência dos moradores, a eficiência da gestão condominial e a valorização do patrimônio imobiliário. Portanto, é fundamental adotar medidas para evitar ou resolver conflitos de forma pacífica e colaborativa, visando sempre o bem-estar e o interesse coletivo dos moradores.